依頼者に対する質問票は的確ですか？
弁護士事務所の中には依頼者が来た時に、質問票を書いてもらうシステムにしているところもあります。
質問票には、氏名や住所・連絡先・どういった依頼で来られたのかといった項目が並んでいるのですが、これらを記入してもらうことにより顧客管理が楽になったり、初めての面談時がスムーズに進んだりするため、とても有効と言えます。
ある、弁護士事務所ではさらに進化させた質問票を用意しているところがあり、面談の効率をアップさせています。
基本的な項目はもちろんあるのですが、「離婚用」「交通事故用」「債務整理用」など、大まかなジャンルに分けた質問票を別に用意しています。
もちろん面談で話しながら質問内容を聞き取ればよいのですが、たとえば離婚の相談で「ご主人様の浮気を初めて知ったのは？」と問うた時に、「え～っと、あれは確か３年前で…。ああ、違う！子供が中学に入った時だから４年前。」とか、債務整理であれば「どういった金融会社や消費者金融から、いつからどのくらいの金額を借りていますか？」との質問でも「確か７社から８００万円ほど借りているけど、いつから借りていたかな。」と、弁護士からすれば定番の質問であっても、答える際には依頼者は一つ一つ思い出しながら答えるため、すべてのことを聞き出すために膨大な相談時間がかかることがあります。
時間課金制の相談ならば弁護士事務所の方もあまり気にならないかもしれませんが、無料相談であった場合にはやはり手早く内容を知った方が効率的だと言えます。
そのため、離婚用ならば離婚したい原因や希望の慰謝料や養育費・離婚を決意して相談するまでの時系列の出来事（ＤＶや浮気が原因であった場合には特にここの聞き取りが時間がかかります）、債務整理ならば借入先や借入金額・借り入れ期間の項目のある質問票を先に相談者に記入してもらっているそうです。
弁護士と直接面談となった際に、弁護士も質問票を見て補足の質問をすればよいだけで、質問者の方も記入する時に思い出しながら整理もできるため、お互い事実確認がしやすくなり、無駄に依頼者が思い出すための時間がかからないため面談時間の時短にもなったと、おおむね好評なのだそうです。
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弁護士業務でのマイナンバーの取り扱い
２０１６年１月より、マイナンバーが本格導入されることとなりました。
マイナンバーは、国民一人一人に固有の番号を割り当て、年金や健康保険などの社会保障の一元管理などの利点がありと政府が広報しています。
実際、２０１５年１２月の年末調整の用紙にはマイナンバーの記入欄が新たに追加されており、サラリーマンの所得税等の管理は一足先に始まっていると言えます。
また、マイナンバーは金融機関の紐付けをすることも決まっており、現在は任意でありますが、２０１８年には義務化する動きも出ています。
そうなると、債務関係の案件を取り扱っている弁護士事務所では、依頼人のマイナンバーから債務や預金情報を簡易に調べることができるようになったり、離婚問題を取り扱っている弁護士事務所ならば、依頼人の相手方の配偶者の預金情報を知ることにより、慰謝料の請求をしやすくなるかもしれません。
弁護士事務所でも、依頼人や依頼人の家族の代理人として役所に申請する書類や、反対に書類を交付してもらう際の書類にマイナンバーを記入する必要性が出てくると思います。
そのため、弁護士事務所でのマイナンバーの管理が必要であり、情報の漏えいがないように細心の注意が必要となります。
マイナンバーを、従来の顧客情報の管理ソフトに追加情報として項目を増やすか、備考で管理することになるところが多いでしょうが、現在のウィルス対策ソフトを見直した方が良いかもしれません。
信頼度低い無料ウィルス対策ソフトを使っていたり、有料ソフトでも有効期限が切れたりしていないでしょうか？
個人情報の漏えいは問題となっており、特に一生変わることのないマイナンバーが漏えいしてしまうと、社会的な信用を無くしてしまうだけでなく、顧客からの損害賠償問題に発展しかねないため、必要経費として新しいウィルス対策ソフトを導入するのがお勧めです。
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弁護士事務所の事業資金はどのくらい？
法律事務所向けシステムThemisの開発リーダー、田原と申します。
独立して弁護士事務所を設立しようと思う際には、開業資金がいくらになるか気になる人は多いのですが、弁護士事務所を開業した後は毎月のやりくりに追われ、事業資金のことについては後回しにしていないでしょうか？
弁護士一人で経営されている弁護士事務所では、自分の銀行の残高を把握しておけば大丈夫と考えていることが多く、儲かっている時にはついつい豪遊してしまい、事業資金繰りに困ってから四苦八苦して金策に走るという人もいます。
サラリーマンなどは、病気などで会社を休んだ際の生活資金として月収の６か月分の貯蓄をしておくことがファイナンシャルプランナーなどでは一般的なアドバイスとして載っています。
一方弁護士事務所としては、どのくらいの事業資金が必要となるのでしょうか？
もちろん多ければ多いに越したことはないでしょうし、事業所の規模により必要となる額も違うと言えますが、最低でも月の経費の３か月分以上は必要になると思います。
仮に弁護士事務所の賃料やコピー機などのリース代など毎月３０万円がかかるとすると、３０万円×３＝９０万円と、弁護士や事務員の給料の３か月をプラスした２００万円前後が、事業資金として弁護士事務所の口座になければ心もとないと言えます。
なぜ最低３か月なのかと言うと、弁護士が病気で入院した場合、今の医療制度では９０日が入院限度日なので、３か月が一つの区切りとなる事が多いからです。
また、弁護士の収入は依頼人からの手付金・中間金・依頼完了時の報酬の３つが多くを占め、やはり依頼完了時の報酬が一番高額になりますが、あくまで依頼が完了した時点で発生するので、入金日が未定となる事が多いです。
しかし、毎月ある程度新規依頼を受けていれば、３か月以上まとまった収入がないと言うことは少ないので、弁護士事務所を経営していくうえでは「最低でも３か月分」を心に留めておくといいかもしれません。
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弁護士事務所の柱となる案件とは？
弁護士の案件は、債務・相続・離婚が多くを占めています。
弁護士事務所によって方針が違うでしょうが、まずこの３つのうち１つでも取り扱ったことがない弁護士は、それこそ新人弁護士くらいしかいないのではないのでしょうか？
債務は借金問題ですが、広義に解釈すれば今流行の過払い請求もその一つですので、ほとんどの弁護士事務所が取り扱っていると思います。
相続は一般人からすると「相続で揉めたら弁護士に。」との認識が浸透しているほど、ベーシックな案件だと思います。
離婚に関しては、現在は結婚したカップルの３組に一組は離婚するような状況ですから、結婚する人は減っても離婚率の上昇からほぼ横ばいか上昇傾向になると考えられます。
そのため、これらの３つの案件のうちの一つに特化した弁護士事務所も数多くみられます。
ですが、特化であって依頼者からの要望があれば、借金と離婚など両方の依頼を引き受けることも多々あります。
弁護士事務所の柱となる案件の種類を決めておくことは、経営的にも弁護士も楽でしょうが、実際問題は「仕事を選んでいる状態じゃない。」と言う声がちらほら聞こえてきます。
どの案件にも対応できるオールランダーな弁護士になろうとすると、毎年改定される膨大な法律や判例を覚えなくてはいけないので、辛いと言えば辛いと言えます。
特化すれば一つの分野に集中すればよいので労力は減ると言えますが、弁護士事務所を開業している地域によっては、「思ったほど依頼が来ないどころか、全く来ない」と、特化した分野の選定ミスから経営難に陥るケースもあります。
弁護士の中でも、「債務・相続・離婚の案件をまんべんなく受けておく方がいい」と言う人もいれば、「特殊な分野に特化した方が、将来的には安定する」いるので、なかなか難しい問題であることがうかがえます。
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データーのバックアップは大丈夫？
パソコンが故障して一番困るのが、中のデーターが取り出せなくなる事です。
「ノートパソコンについうっかりコーヒーをこぼしてしまって、パソコンが壊れてしまった。」と言う話はよく聞きます。
修理できればいいのですが、無理だということがわかると大半の方が「データーだけでもなんとかなりませんか？」と言われます。
弁護士事務所のパソコンとなるとそれこそ重要なデーターが満載ですから、故障したとなったら真っ青になってしまうでしょう。
そのため日ごろから、USBフラッシュメモリやDVD・外部HDDなどにバックアップをとっている弁護士事務所も多いと思います。
ですが正直な話、バックアップをとるのはかなり面倒です。
バックアップするのに時間がかかったり、日付が違う同じ名前のファイルがたくさんあってどれが正しいファイルかわからなくなったり、誤って上書き保存してしまったりと、結構みなさん苦労していることが多いです。
また、データーが壊れたのでバックアップから復旧しようと思ったら、一カ月以上前のデーターしかなく、その間のデーターを入れ直す羽目になったなんて笑えない事例なんかもあります。
重要なデーターが多い弁護士事務所にこそ、お勧めしたいバックアップ方法が自社サーバーです。
自社サーバーと言うと大げさに聞こえるかもしれませんが、２台以上のパソコンで同じデーターを共有したり、データーを常に最新で保つことが出来たり、データーのミラーリングをするRAID機能があったりと、役に立つ機能がたくさんあります。
１０万円以下のサーバーもリリースされていますので、弁護士事務所の規模や性能を見比べて、導入を検討しても良いと思うのですが、サーバーはパソコン以上に一般の方には難しいと思いますので、専門会社に相談してみるのが無難と言えます。
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弁護士事務所のパソコン選び
Themis開発担当の田原と申します。新年あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いいたします。
パソコンがない弁護士事務所は、今では一軒もないのではないかと言えます。
裁判所に提出する書類の作成、顧客名簿の管理、弁護士事務所経費の計算、弁護士のスケジュール管理・連絡用メールのやり取りなど、ちょっと考えただけでもパソコンなしでは業務が成り立ちません。
ですが、「いま弁護士事務所にあるパソコンを選んだ理由は？」と聞かれると、「とりあえずワードやエクセルなんかのオフィスソフトが入っていて、インターネットに接続できればよかった。」と言われる方が結構いらっしゃるのではないのでしょうか？
弁護士事務所は従業員の方が１～３人程度の小規模のところが多いので、事務所にあるパソコンも１～３台であるのが多いと思います。
５台１０台とまとめてならば、事務機器やソフトウェア会社から設置も含めて購入するでしょうが、１台だけならば家電量販店やネット通販で、欲しい機能やソフトが入っているパソコンを購入するのがほとんどです。
もちろん、そのような購入方法もありですが、１台からでも事務機器やソフトウェア会社から購入するのがお勧めです。
なぜならば、あなたの弁護士事務所にぴったり合ったパソコンを選んでもらえるからです。
家電量販店で売られているパソコンのほとんどは家庭用のものなので、WindowsやofficeのバージョンもHomeで、おおよそ仕事では使わないようなゲームや家計簿などのソフトも入っています。
ですが、事務機器やソフトウェア会社がお勧めするパソコンは、無駄なソフトが入っておらずパフォーマンスを重視したビジネスモデルであることが多いので、普通のパソコンを購入するよりも使いやすく高性能なことが多いのです。
それに、設置やパソコンの初期設定をしてもらえて、万が一故障の際にはメーカーの修理よりも迅速にしてもらえるので、長い目で見れば事務機器やソフトウェア会社と相談の上、パソコンを選ぶのが一番賢いとも言えます。
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弁護士事務所とクレーマー
法律事務所向けシステムThemis開発担当の田原と申します。
昔からクレーマーと言うのは、個人商店や企業などの頭を悩ます問題でした。
現在では度の過ぎた謝罪や請求をする「モンスタークレーマー」と言う言葉も、一般的に使われるほど浸透しています。
クレーマーの対応は細心の注意が必要となっており、インターネットが普及している今では、フェイスブックやツイッターなどのＳＮＳ、ユーチューブなどの動画サイトで瞬く間に拡散する恐れがあります。
以前、店員に土下座をさせたて脅迫罪などで逮捕された事件が続けて起こったのですが、どれもインターネットで逮捕された本人が動画などをアップしたのが、逮捕につながっています。
もちろん犯人は大バッシングされたのですが、意外なことに被害者側の店舗も「簡単にクレーマーに屈した」との非難の声も少なくなかったのです。
一昔前は「お客様は神様です」と言う言葉があったように、「何が何でもお客様第一」であったのが、今では世間一般に「過度のクレーマーは許せないし、毅然とした態度が出来ない企業も許せない」と意識が変化しているようです。
そのため、クレーマー対策に特化した弁護士事務所もあります。
「クレーマーなんて年にそう何回もないので、大企業でないと弁護士事務所と顧問契約しないのでは？」と思いがちですが、そうでもないようです。
小さな店舗などはクレーマーとの話し合いがこじれて、弁護士事務所に相談に来ることが多いのですが、リスクマネージメントがちゃんとしている中堅どころなどは、クレーマー対策も含めて弁護士事務所と顧問契約しているところもあります。
中小企業から顧問契約を獲得しようと思う際に、一般消費者向けに売買がある業種であれば、このクレーマー対策を大きな利点として前面に押し出した方が、交渉がしやすいかもしれませんね。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
Windows10にアップデートしてもいい？
法律事務所向けシステムThemis担当の田原です。
Windows10のアップデートが始まり、無料でアップデートできる対象のパソコンを持っている弁護士事務所では、「アップデートした方がいいのかな？」と悩まれる方も多いかと思います。
Windows8がタブレット対応を中心としたOSであったためすこぶる評判が悪く、そのため以前からのユーザーが使いやすいように8.1にアップグレードしましたが、周辺機器のドライバの相性が悪くこれもあまり良い評価が得られていません。
そのため、Windows10では操作方法や視覚の方で原点回帰をしたと言われており、期待をされているのですが、弁護士事務所のパソコンをWindows10にアップグレードするのは時期早尚かもしれません。
一応アップグレードする際には、インストールされているソフトやプリンターのデバイスなどがWindows10でも正常作動するかセルフチェックしてくれるのですが、１００％正しいという保証はありません。
そのため、「win10にアップグレードしたら、いつも仕事で使っているソフトが動かなくなった！」「PCファックスが使えなくなってしまった！」と、業務に支障をきたすことがあり得ます。
もちろんアップグレードしたWindowsを元に戻す機能もあるのですが、元に戻す作業中はパソコンが使うことが出来ないため、やはり業務が停止してしまいます。
弁護士事務所では書類作成はもちろん、顧客管理などもパソコンでしていることでしょうから、数時間でもパソコンが使えなくなるのは致命的なミスにもなりかねません。
ですので、あえてWindows10にアップグレードをしないという選択をするのも、賢い選択とも言えます。
無料アップグレードの期間はリリースされてから1年ですので、ギリギリまで待って不具合の修正やドライバの更新などが充実してからアップグレードするのも一つの手かもしれません。
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弁護士事務所の敷居を下げた方がいいのか？
株式会社システムキューブで法律事務所専用システムThemis開発担当の田原です。
「弁護士事務所に行って、法律相談をしてきてください。」と一般人が突然言われたのならば、ほとんどの人が嫌だなぁと思うことだと思います。
「弁護士に依頼するのはお金がかかりそう。」
「裁判になったら判決までに時間がかかるから、あきらめた方が早い。」
「弁護士に法律のことを言われてもよくわからない。」
と、「金額が高い・解決までに遅い・内容が難しい」と、某ファーストフード店の「安い・早い・うまい」の真逆のイメージで、敷居が高いと感じがちになります。
そのため、ソフトイメージで売り込んでいる弁護士事務所や料金の安さを前面に押しだした弁護士事務所など、いわゆる敷居を下げて相談者数を増やそうとする弁護士事務所も多くみられます。
もちろん、その経営方針も一つの戦略と言えますが、敷居を下げる戦略は長く持たないと言われています。
マクドナルドが日本に上陸した際は、ビックマックの価格は当時の物価からすればかなり高く、「特別な日の食事」としてとらえられていました。
しかし、バブルの崩壊などから低価格路線へ転換し敷居を下げると、一時はファミリー層の気軽なランチとしての立場を確立しましたが、結局利用するのが「低価格しか支払わない客層」となってしまい、現在高級路線へと転換しようとしても客が付いてこない状態になっています。
つまり弁護士事務所でも、売りが弁護士報酬の安さだけであれば、顧客層はおのずと低所得の人が多くなり、客筋としてはあまり芳しくなくなります。
しかも、「報酬が安い弁護士事務所だから。」と顧客の方も弁護士に対して足元を見ることとなり、弁護士事務所の方は「顧客のために相談しやすいように努めて、弁護士報酬も安くしているのに。」と思っていても、結果としては自分を安売りしているような状態で、長期的に見れば弁護士事務所の価値を下げ続けていることになります。
「顧客が来やすいように敷居を下げる＝弁護士事務所の価値を下げる」と言うこともあるため、明確な線引きが必要なのかもしれませんね。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
弁護士事務所を創業して経営していける？
法律事務所システムThemisブログをご覧いただきありがとうございます。
開発リーダーの田原と申します。
東京商工会議所が平成２６年に行った「創業の実態に関する調査結果」によると、創業にかかった費用の総額と自己資金額は３００万円以下が半数を占めています。
また、６割の企業が１年目は赤字で、３年目以降でも黒字かプラスマイナスゼロが７～８割とのことです。
つまり多くの創業した企業が初期投資が３００万円以下の小さな規模で、しかも自己資金も乏しいことが分かります。
しかも、１年目が赤字で３年以降もマイナス収支の企業が２～３割あるのですが、実際には１年目２年目で事業資金がなくなるなどして廃業している企業があるため、創業をしても実際には４~５割は廃業もしくは赤字経営であることが透けて見えます。
先程の調査の中で、創業時の見通しと比較した現在の経営状況の報告もあるのですが、ほぼ見通し通りが４７．９％、見通しを下回っているが４４．２％で、「意気込んで創業したのはいいけれども、思ったほどの利益が上がらなかった。」と言う人が大半なのです。
これらの調査には小さな会社や店舗の他に弁護士事務所も含まれるのですが、弁護士事務所だけを抜粋したデータであっても、あまり変わらないのではないのかなあと想像できます。
弁護士事務所を創業したのはいいけれども赤字続きで廃業と言うこともあり得るので、せっかく時間をかけて難関試験を突破しても手にした弁護士資格であっても、儲けられるかどうかは、弁護士の経営手腕がものをいうということになります。
弁護士と言うと専門職というイメージですが、弁護士事務所経営となると経営者としての才覚が必要となるため、今から創業をしようと思っている弁護士は、経営コストなどを事前に計算してから、本当に創業して経営していけるのかを、厳しく検討する必要があります。