タブレットで交渉をスマートに
モバイルパソコンは、ノートパソコンからタブレット・スマホへとより小型化していっています。
数年前までは「インターネットを開通したら、タブレットを無料プレゼント」と言ったキャンペーンなどもされていたためタブレットがもてはやされていていましたが、スマホがより高性能化・コンパクト化したために、タブレットは家庭ではいつしか主流から外れていきました。
逆にビジネスの場では、タブレットが使用されることが増えてきました。小規模な飲食店でもタブレットにメニュー表記して、注文もタブレットからできるところもあります。
タブレットを用いたプレゼンも普通になりつつあり、２～３人での商談などミニマムな会議であれば、プロジェクターやパソコンを使うよりも手軽であるという利点があります。
弁護士事務所でも、タブレットを愛用しているところもあります。
初めて法律相談に弁護士事務所に来た相談者に説明する際に、従来の書類やパンフレットといった紙媒体のほかに、タブレットを交えた視覚的なプレゼンをすることにより、理解してもらいやすくなります。
また、相続や過払い請求など計算を伴う面談であっても、専用のアプリを入れておくだけで、おおよその税金や過払いの返金金額を瞬時に出せるため、弁護士事務所側も説明がしやすいと好評です。
Wi-Fiで接続していれば、弁護士事務所内のプリンターで印刷も出来ますし、普段使用しているパソコンとのリンクをすれば、パソコンで作成したファイルをタブレットで見ると言ったことも出来ます。
外でも使えるように携帯会社と契約する場合でも、すでに持っているスマホの子回線を利用すれば、月額数千円でプラスできることもあり、意外に初期費用やランニングコストがかからずに済みます。
「パソコンを持って歩くには不便だが、スマホでは不便」と言う場合には、タブレットを選択するのが良いかもしれません。
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弁護士事務所は郵便局に近い方がいい？
弁護士事務所を開業する際に、「立地もいいし、家賃も予算の範囲内。裁判所にもほどほど近いし良いところを借りられた」と喜んでいたけれども、実際に弁護士事務所を開業してから「しまった！」と言うことは多々あると思います。
特に弁護士事務所で多いのが、「郵便局」の問題です。
インターネットの普及でメールでのやり取りが増えましたが、やはり郵送による書類のウェイトが大きく、速達はともかく、書留や内容証明郵便などでは郵便局の窓口に行く必要があります。
事務所から徒歩の範囲で行けるのならばよいですが、地方になると郵便局へも自動車で行かないといけないというところもあり、事務員が郵便局に行くとはいえ事務所を空にするのは抵抗があると言われる方がほとんどです。
そのため、後になってから「郵便局に行くタイミングが難しい」「夜遅くまで開いている本局は自動車でも３０分もかかるし、時間外手当を払って事務員に行ってもらうのも気が引ける」「郵便局の窓口がいつも混んでいて、時間がかなりかかる」と、意外と困られる方が多いです。
中には「ポスト自体が近くになくて、普通郵便ですら出しに行くのが大変」と言う地域の弁護士事務所もあります。
意外と知られていないのですが、ハガキなどの普通郵便（速達含む）で料金分の切手が貼ってあれば、郵便配達員に手渡しして発送を頼むことができます。
あと、弁護士事務所では出すことの多い内容証明郵便も、郵便局の「ｅ内容証明」を利用すれば、弁護士事務所にいながらにして内容証明郵便を作成することができ、作成した内容証明は郵便局が発送をしてくれます。
料金もカード決済か料金後納であるため、郵便局に行く必要は一切なく、同じ内容の物を複数人に送ると言った事にも対応していますので、弁護士事務所にはもってこいとも言えます。
しかし、本人限定受取や特定記録などの特殊な郵便物は、郵便局の窓口に行かなければいけないため、やはり郵便局が近くにある方が便利であると言えるでしょう。
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弁護士の外出先で印刷できずに困った時には？
弁護士は裁判所に出向いたり、顧客と会ったり、関係者に会いに行ったりと、外出する機会が多く、弁護士事務所にいる時間の方が少なかったりすることもあります。
外出する機会が多いため、「あ！弁護士事務所に資料を置き忘れていた」「書類の訂正を今すぐにしなければいけないけれど、手元にパソコンがない！」と言ったことが起きたりします。
そのため、外出先での利便性を考えて、いろいろと新しい電子機器を持ち歩く弁護士も増えています。
現在のスマホの一部ではマイクロソフト社のワードやエクセルも使えるため、持ってきた書類の訂正などもその場ですることも出来ますし、ちょっとした空き時間に書類の内容に目を通す際にも、書類を出して広げて見ると言った事をしなくて済むので、活用している弁護士の方も多いです。
しかし、そこで困ったりするのが「書類に間違いを見つけたけれども、弁護士事務所まで戻って印刷しなおしてる時間がない！」と言うケースです。
裁判所で裁判官や相手側からミスを指摘されて、すぐにでも差し替えがしたいと言ったような場合だと余計に困るため、弁護士の中にはモバイルプリンターを持ち歩いている方もいます。
最小のものだと７００ｇに満たない重さでA４印刷ができるものもあり、外出先で印刷をする可能性がある場合には持ち歩くのにもさほど邪魔にならないものもあります。
「外出先で印刷する可能性は低いし、プリンターを持ち歩くのは…」と言う場合には、コンビニのマルチコピー機で代用するという方法もあります。
スマホ内にデーターがあれば、ワードやエクセルと言った形式でも印刷が出来ますし、モバイルパソコンならば一旦USBメモリに保存してから印刷するということも、コンビニのマルチコピー機ですることが可能です。
ですが、外出先の近くに必ずコンビニがあるとも限らず、印刷してもらう間は顧客などに待ってもらわらなければならないため、やはりスマートにモバイルプリンターを持っている方が利便性が高そうです。
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弁護士事務所のコピー機選び
日々書類を作成する弁護士事務所において、コピー機は必須の事務用品だと言えます。
しかし、開業を考えている弁護士からすると、弁護士事務所設立の費用を押さえたいので、毎月ランニングコストが発生するコピー機選びには頭を悩ませることだと思います。
弁護士事務所は得意とする分野によりコピー枚数が変わってきますが、多重債務者の債務整理などでは１００枚単位でコピーが必要になることもあり、コピー機が必須と言えます。
ですが、弁護士事務所を始めたばかりだったり、コピーの頻度がそこまで高くない場合には、大型のコピー機の導入をためらわれるのではないかと思います。
SOHO向けのコピー・プリンター・FAXの機能が１つにまとまった小型複合機も、事務機器会社各社からリリースされているため、購入もしくはリースでまずは小型複合機からされる弁護士事務所も多いです。
しかし、受注案件が増えてきたり、事務員の増員などから、今まで使っていたコピー機が使いづらいといったことから、大型機の導入を考えた際に、「今まで使っていたコピー機の処分はどうしよう？」「弁護士事務所のスペース的に大型のコピー機の導入が難しい」といった問題が発生することがあります。
そのため、開業当初から大型のコピー機を導入して、当初からそう言ったリスクを避ける方もいます。
コピー機によってリースの形態は様々ですが、大型のコピー機でも月１万円の基本料金に利用枚数を上乗せする形のリース形式でスタートして、経営が軌道乗ってきてコピー枚数が増えてから、更新時に固定費用契約にすると言った方法をとる弁護士事務所もあります。
リース会社も様々なリース形態を想定していますので、数社にこちらの要望を伝えて無料見積もりを取ってもいいかもしれませんね。
なかには、「複合機だとコピー以外にプリントもカウンターされて経費が掛かるから、プリンターは別に導入している」というところもあり、コピーリース料を節約されている賢い弁護士事務所もあったりします。
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弁護士事務所に応接室は必要ない？
ドラマなどで弁護士事務所で弁護士と依頼人が相談するシーンでは、革張りのソファの応接セットに座ってするというのが見慣れた光景だと思います。
しかし、実際の弁護士事務所では、この応接室は評判が悪かったりします。
「顧客からすれば豪華な応接室で接客してもらう方が、弁護士事務所の信頼も得やすいし、依頼率も上がるのでは？」と思ってしまいがちです。
ですが、一般の会社で見られる応接セットは、「もてなす」という点ではすぐれていますが、弁護士業務で行われる「打ち合わせ」という面では使いづらいからです。
例えば、依頼主とともに、依頼主の訴訟相手と相手の弁護士を交えて話し合いをする際に、最低でも４席が必要になりますが、関係者が多くなれば６席８席でも足りないと言うことが往々にしてあります。
また、書類を広げてみたり、署名押印をしてもらうといった作業では、応接セットの机では狭すぎるだけでなく、低い位置にあるため見づらい・書きづらいと言った欠点もあります。
高齢の依頼者の中には、低すぎるソファは立ったり座ったりしづらく、座っている間もひざに負担があるため好まれない方もいます。
そのため、応接室のタイプではなく、会議室のようなタイプにしている弁護士事務所が増えており、弁護士協会も独立起業の際のマニュアルで、応接セットよりも会議室のセットの方を推奨しているほどで、「弁護士事務所に応接セット」と言うのはある種、時代遅れになりつつあると言えます。
最近では、会議用テーブルなどを事務用品機器店からリースするのではなく、イケアやニトリと言った低価格の家具店やインターネットなどで、安価で見栄えのするものを購入する方が、新品であるだけでなく費用対効果も高いと言うことで、若年層の弁護士の開業では広がりつつあります。
弁護士事務所に応接セットを揃えているのならば、思い切って会議用テーブルやいすに変えた方が、依頼主などとの打ち合わせがしやすくなり、仕事の効率も上がるかもしれませんね。