法律事務所システムを選定するポイント
法律事務所の業務効率化を目指して、システム導入を検討されている方も多いと思います。
この記事では、システム設計からプログラミング、テストまでを経験したエンジニアの視点から、法律事務所システムを導入する際のポイントをお伝えします。
- まずは必要な機能を洗い出す
法律事務所に求められるシステムは、多岐にわたる機能を提供する必要があります。
特に「案件管理」や「文書管理」、「タイムトラッキング」などの基本機能は不可欠です。
案件管理機能では、進行状況や担当者、期日管理が一元化されるため、業務の見える化が図れます。
文書管理機能も、クライアントごとの文書や契約書をスムーズに管理・検索できるよう設計することで、事務作業の効率が大幅に向上します。
まずは現在運営されている業務の棚卸しをされることをおすすめいたします。 - セキュリティ対策は最優先事項
クライアントの機密情報を扱う法律事務所にとって、セキュリティは最優先事項です。
データの暗号化やアクセス制御を実装することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。
また、定期的なバックアップ機能や障害発生時の迅速なリカバリー対応が整っているかも、システム設計段階でしっかり検討する必要があります。
データをどこのデータセンターで管理するかなども検討する必要があります。 - ユーザビリティを重視した設計
システムの使いやすさは、エンドユーザーである弁護士や事務スタッフの業務効率に直結します。直感的に操作できるインターフェース設計や、利用者の業務フローに即した画面遷移は、導入後の稼働率に大きな影響を与えます。
さらに、導入後のサポート体制が充実しているかどうかも、システムの長期運用において重要な要素です。 - 事務所のニーズに応じたカスタマイズ
法律事務所ごとに業務内容やニーズは異なります。
そのため、システムが柔軟にカスタマイズできることは重要です。
業務の効率化を最大限に実現するために、事務所特有の要件に対応したカスタマイズを前提にシステムを設計・開発することが望ましいです。
ただ、システムの導入の際に運用をシステムに合わせる方が生産性が高くなる可能性もあるため、追加費用をかけてカスタマイズをするかどうかの判断も必要となります。 - コストバランスを考慮したシステム選定
システム導入には、初期費用だけでなく、運用・保守にかかるコストも考慮する必要があります。特に、中長期的な視点でのコストパフォーマンスを評価し、予算に見合ったシステムを選定することが求められます。
費用対効果を最大化するためにも、システムの選定には慎重な判断が必要です。 - 既存システムとの連携を考慮
法律事務所では、すでに会計ソフトや文書管理システムなどのツールを導入していることが多いです。
新システムがこれらとシームレスに連携できるかを確認することは、導入後のスムーズな移行や日常業務の効率化に欠かせません。
既存システムとの連携を考慮した上で法律事務所システムを選ぶ必要があります。 - 将来の拡張性を見据えた設計
法律事務所の成長に伴い、システムへの要求も変化します。
将来的な拡張を見据えて、スケーラブルなシステムを設計・選定することが、長期的な運用の鍵となります。
機能追加やユーザー増加に柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、将来の業務ニーズにも適応可能です。
これらのポイントを押さえて、法律事務所システムを選び、業務の効率化を検討していただければと考えております。
エンジニア目線での解説となりますが、最適な法律事務所システムの導入の手助けとなれば幸いです。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
看板のない弁護士事務所
弁護士事務所の看板と言えば、入居しているビルから飛び出すように設置されている吊り看板や、窓に大きく「○○弁護士事務所」と書かれているのを思い浮かべると思います。
しかし、最近あえて看板を掲げない弁護士事務所もあります。
「看板を設置するのに費用がかかる」、「看板を出そうと思うと入居しているビルの大家に許可をとらないといけない」と言った理由のものが多いのですが、看板を出すメリットがないと考える弁護士事務所もあります。
以前の弁護士事務所の集客形態は、顧客からの紹介の他には、「飛び込みや、タウンページを見てくる初めての客」が多かったです。
そのため、弁護士事務所の看板は、日ごろ弁護士事務所の前を通りかかる人への広告であり、新規に来る人への目印の役割でもあったため、無くてはならないものでした。
しかし、インターネットの普及により、初めて弁護士事務所に相談する人の多くが、インターネットで検索してから弁護士事務所を決めるため、実事務所の方の看板の重要性が薄れてきたからです。
つまり、弁護士事務所の前を毎日通って看板を見ている人でも、それが集客の決め手とならなくなり、初めて来る人であっても弁護士事務所の住所をスマホで検索すれば簡単に到着できるため、看板の必要性があまりなくなってきています。
また、未だに「弁護士事務所に入るところを、知り合いの人に見られたらどうしよう」と、抵抗感を抱く人も多くいます。
特に、離婚問題や借金問題など、人に対して秘密にしたいような相談内容を専門に取り扱っている弁護士事務所であれば、顧客は弁護士事務所に相談していること自体を秘密にしたいため、大看板が上がっているようなところには入りにくいという心理的な負担があります。
看板のない弁護士事務所のメリットは、まず依頼者のプライバシー保護が挙げられます。他人に知られずに相談できるため、デリケートな案件でも安心です。
また、口コミや紹介で依頼が多く、信頼関係が重視されるため、個別対応や親身なサービスが期待できます。
さらに、看板や広告にコストをかけないため、費用負担が軽減される可能性があります。
事務所が静かで落ち着いた環境であることも、依頼者がリラックスして相談できる点で魅力です。
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パラリーガルは将来的に無くなる仕事なのか？
数年前にオックスフォード大学が発表した「１０年後に９０％以上の確率でなくなっている職業」の中に、弁護士助手（パラリーガル）が含まれていました。
２～３人の小規模な弁護士事務所では、パラリーガルがいない、もしくは事務員がパラリーガルの仕事を兼ねているというところが多いですが、弁護士が２人以上の弁護士事務所となるとパラリーガルを専任で置いた方が、弁護士事務所の運営がスムーズに進むことが多いです。
パラリーガルの主な仕事は、「受任した案件関連の判例の収集」「法的な書類の作成」「出来上がった書類のリーガルチェック」などがあります。
現在のAIの進化により、日本の判例をすべてデータベース化してしまえれば、依頼主の条件を入力するだけでマッチングした判例が出るため、それに付随する必要書類は自動で印刷して出すことができます。
特に、法的な契約書の作成や特許を得意としている弁護士事務所では、ほぼ文言が定例化した文書の作成となるため、すでに導入しているところもあります。
こうしてみると、パラリーガルが担っている仕事はコンピュータ化が進むにつれ不要になり、最後のリーガルチェックですら作成した時点で、コンピュータが自動的にチェックするため、最終的には契約の当事者の記名押印の抜けがないだけのチェックだけで済むため、立ち会った弁護士が確認するだけで完結してしまうことになります。
これだけを見ると、「パラリーガルはなくなっても、弁護士と言う仕事はなくならないのでは？」と思われるかもしれませんが、実際には縮小傾向になると思われます。
「パソコンで出来る」と言うことは、素人でも法的に有効な書類が作れてしまうと言うことで、一般向けにデータベースが解放されてしまえば、「弁護士に頼むまでもなく、安価な費用で書類が作成できる」と言うことになります。
係争の絡まない案件であれば、弁護士が介入するまでもなく、個人で自己解決してしまう可能性が多くなるため、より弁護士事務所も特色を出していく必要が出てくると言えます。
※パラリーガルとは？
弁護士の補助業務を行う専門職のことです。
法律事務所や企業の法務部門で働き、書類の作成や調査、クライアント対応、裁判手続きのサポートなど、弁護士の業務を補助する役割を担います。
弁護士資格は持たないものの、法律に関する知識やスキルを持ち、法律業務をサポートする仕事です。
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郵便料金の改正の弁護士事務所への影響
２０１７年６月１日から郵便料金が改正されました。
郵便料金の改正の目玉は、ハガキの５２円が６２円へと１０円の値上げのほか、定型外郵便の規格外の設定と新料金の設定です。
この郵便料金の改正が弁護士事務所に影響があるかというと、大きなものではないと言えます。
定形外の料金も長辺３４㎝・短辺２５ｃｍ・厚み３㎝・重さが１ｋｇ以内であれば、５月３１日以前の定形外の金額と変更がないため、A４以下のサイズの書類を送ることが多い弁護士事務所には、ほぼ変わりがないと言えます。
ハガキが１枚当たり１０円の値上げですが、守秘性の高い書類を送ることの多い弁護士事務所で、ハガキを送るシチュエーションは年賀状か暑中見舞いと言った程度で、年間の郵便料金の中で占める割合は小さいと言えます。
今回の郵便料金の改正の背景には、人件費などの輸送コストの増大のほかに、近年増加したネットショッピングやオークションの郵送へのけん制とも取れます。
以前の定型外郵便の規定では、「１辺の長さが６０㎝以下で、幅・長さ・高さの合計が６０㎝以下・４㎏以下」であれば、全国どこへでも重量別の定額で送ることができました。
そのため、比較的小型の商品であれば宅配便で送付するよりも、かなり安価で送付することができ、おおよそ１ｋｇ以下の商品ならば保障がないことを了承できれば、ネットショッピングでも安価な商品は定形外の発送を行っていました。
しかし、今回の改正で５００ｇ以上で厚みが３㎝以上ある規格外の物品を送る際には、定形外よりも宅配便で送った方が安くなる運送会社が出るなどの逆転現象があります。
メールでのやり取りが増えるなか、紙媒体の書類でのやり取りが絶対的に無くならない弁護士事務所においては、将来的に定型外郵便の値上げがあった際には、大きなコストアップになるかもしれません。
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弁護士事務所のランニングコストはいかほど？
これから弁護士事務所を立ち上げようとする弁護士にとって、独立資金がどれほどかかるのかというのは、気になるところだと思います。
家賃の高い好立地のビルに弁護士事務所を借りて、高額な家具をとり揃えたりすれば、いくらでもお金はかかることになります。
しかし、それよりも重要なのが毎月のランニングコストになります。
弁護士事務所の初期費用が１０００万円かかっても、ランニングコストが月５０万円で済めば、初期費用５００万円・ランニングコストが月１００万円の弁護士事務所と比べて１０カ月でペイできて、それ以降は安くなることになります。
弁護士事務所のランニングコストは、弁護士１人・事務所１人で最低６０万円かかると言われています。
弁護士事務所の賃料が２０万円、事務員の人件費が２０万円、事務用品費や交通費・通信費などのもろもろで２０万円で、合計６０万円となります。
地方なので賃料がもっと安くなる、妻が事務員をしているので事務員の費用が掛からないと言った弁護士事務所もあるかもしれませんが、実際には月６０万円で収まらず、月１００万円前後かかっているところが多いようです。
弁護士事務所での勤務経験が浅かったり、それこそ弁護士になって即独立と言った変わり種の弁護士などは、弁護士報酬の額はそれなりに理解していても、弁護士事務所を維持するための費用がどれほど掛かるか想像できず、経営者となって初めてどればけの経費がかかるものか気付くと言ったパターンが多いです。
「開業資金にほとんど使ってしまい手持ちには３００万円ほどしかないが、１年以内に黒字になれば何とかなる」という考えは非常に危険です。
なぜなら、ランニングコストの月６０万円は弁護士事務所の維持費だけで、弁護士自身の給与が含まれていないからです。
弁護士自身の生活費が２０万円かかるとすると毎月８０万円かかるだけですから、もし弁護士事務所の経営がうまくいかなければ、４ヶ月も経たず弁護士事務所の資金は底をつくことになります。
弁護士事務所の開業を考えているのであれば、開業資金よりもランニングコストを重視して考えた方が良いですね。
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タブレットで交渉をスマートに
モバイルパソコンは、ノートパソコンからタブレット・スマホへとより小型化していっています。
数年前までは「インターネットを開通したら、タブレットを無料プレゼント」と言ったキャンペーンなどもされていたためタブレットがもてはやされていていましたが、スマホがより高性能化・コンパクト化したために、タブレットは家庭ではいつしか主流から外れていきました。
逆にビジネスの場では、タブレットが使用されることが増えてきました。小規模な飲食店でもタブレットにメニュー表記して、注文もタブレットからできるところもあります。
タブレットを用いたプレゼンも普通になりつつあり、２～３人での商談などミニマムな会議であれば、プロジェクターやパソコンを使うよりも手軽であるという利点があります。
弁護士事務所でも、タブレットを愛用しているところもあります。
初めて法律相談に弁護士事務所に来た相談者に説明する際に、従来の書類やパンフレットといった紙媒体のほかに、タブレットを交えた視覚的なプレゼンをすることにより、理解してもらいやすくなります。
また、相続や過払い請求など計算を伴う面談であっても、専用のアプリを入れておくだけで、おおよその税金や過払いの返金金額を瞬時に出せるため、弁護士事務所側も説明がしやすいと好評です。
Wi-Fiで接続していれば、弁護士事務所内のプリンターで印刷も出来ますし、普段使用しているパソコンとのリンクをすれば、パソコンで作成したファイルをタブレットで見ると言ったことも出来ます。
外でも使えるように携帯会社と契約する場合でも、すでに持っているスマホの子回線を利用すれば、月額数千円でプラスできることもあり、意外に初期費用やランニングコストがかからずに済みます。
「パソコンを持って歩くには不便だが、スマホでは不便」と言う場合には、タブレットを選択するのが良いかもしれません。
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弁護士事務所は郵便局に近い方がいい？
弁護士事務所を開業する際に、「立地もいいし、家賃も予算の範囲内。裁判所にもほどほど近いし良いところを借りられた」と喜んでいたけれども、実際に弁護士事務所を開業してから「しまった！」と言うことは多々あると思います。
特に弁護士事務所で多いのが、「郵便局」の問題です。
インターネットの普及でメールでのやり取りが増えましたが、やはり郵送による書類のウェイトが大きく、速達はともかく、書留や内容証明郵便などでは郵便局の窓口に行く必要があります。
事務所から徒歩の範囲で行けるのならばよいですが、地方になると郵便局へも自動車で行かないといけないというところもあり、事務員が郵便局に行くとはいえ事務所を空にするのは抵抗があると言われる方がほとんどです。
そのため、後になってから「郵便局に行くタイミングが難しい」「夜遅くまで開いている本局は自動車でも３０分もかかるし、時間外手当を払って事務員に行ってもらうのも気が引ける」「郵便局の窓口がいつも混んでいて、時間がかなりかかる」と、意外と困られる方が多いです。
中には「ポスト自体が近くになくて、普通郵便ですら出しに行くのが大変」と言う地域の弁護士事務所もあります。
意外と知られていないのですが、ハガキなどの普通郵便（速達含む）で料金分の切手が貼ってあれば、郵便配達員に手渡しして発送を頼むことができます。
あと、弁護士事務所では出すことの多い内容証明郵便も、郵便局の「ｅ内容証明」を利用すれば、弁護士事務所にいながらにして内容証明郵便を作成することができ、作成した内容証明は郵便局が発送をしてくれます。
料金もカード決済か料金後納であるため、郵便局に行く必要は一切なく、同じ内容の物を複数人に送ると言った事にも対応していますので、弁護士事務所にはもってこいとも言えます。
しかし、本人限定受取や特定記録などの特殊な郵便物は、郵便局の窓口に行かなければいけないため、やはり郵便局が近くにある方が便利であると言えるでしょう。
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弁護士の外出先で印刷できずに困った時には？
弁護士は裁判所に出向いたり、顧客と会ったり、関係者に会いに行ったりと、外出する機会が多く、弁護士事務所にいる時間の方が少なかったりすることもあります。
外出する機会が多いため、「あ！弁護士事務所に資料を置き忘れていた」「書類の訂正を今すぐにしなければいけないけれど、手元にパソコンがない！」と言ったことが起きたりします。
そのため、外出先での利便性を考えて、いろいろと新しい電子機器を持ち歩く弁護士も増えています。
現在のスマホの一部ではマイクロソフト社のワードやエクセルも使えるため、持ってきた書類の訂正などもその場ですることも出来ますし、ちょっとした空き時間に書類の内容に目を通す際にも、書類を出して広げて見ると言った事をしなくて済むので、活用している弁護士の方も多いです。
しかし、そこで困ったりするのが「書類に間違いを見つけたけれども、弁護士事務所まで戻って印刷しなおしてる時間がない！」と言うケースです。
裁判所で裁判官や相手側からミスを指摘されて、すぐにでも差し替えがしたいと言ったような場合だと余計に困るため、弁護士の中にはモバイルプリンターを持ち歩いている方もいます。
最小のものだと７００ｇに満たない重さでA４印刷ができるものもあり、外出先で印刷をする可能性がある場合には持ち歩くのにもさほど邪魔にならないものもあります。
「外出先で印刷する可能性は低いし、プリンターを持ち歩くのは…」と言う場合には、コンビニのマルチコピー機で代用するという方法もあります。
スマホ内にデーターがあれば、ワードやエクセルと言った形式でも印刷が出来ますし、モバイルパソコンならば一旦USBメモリに保存してから印刷するということも、コンビニのマルチコピー機ですることが可能です。
ですが、外出先の近くに必ずコンビニがあるとも限らず、印刷してもらう間は顧客などに待ってもらわらなければならないため、やはりスマートにモバイルプリンターを持っている方が利便性が高そうです。
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弁護士事務所のコピー機選び
日々書類を作成する弁護士事務所において、コピー機は必須の事務用品だと言えます。
しかし、開業を考えている弁護士からすると、弁護士事務所設立の費用を押さえたいので、毎月ランニングコストが発生するコピー機選びには頭を悩ませることだと思います。
弁護士事務所は得意とする分野によりコピー枚数が変わってきますが、多重債務者の債務整理などでは１００枚単位でコピーが必要になることもあり、コピー機が必須と言えます。
ですが、弁護士事務所を始めたばかりだったり、コピーの頻度がそこまで高くない場合には、大型のコピー機の導入をためらわれるのではないかと思います。
SOHO向けのコピー・プリンター・FAXの機能が１つにまとまった小型複合機も、事務機器会社各社からリリースされているため、購入もしくはリースでまずは小型複合機からされる弁護士事務所も多いです。
しかし、受注案件が増えてきたり、事務員の増員などから、今まで使っていたコピー機が使いづらいといったことから、大型機の導入を考えた際に、「今まで使っていたコピー機の処分はどうしよう？」「弁護士事務所のスペース的に大型のコピー機の導入が難しい」といった問題が発生することがあります。
そのため、開業当初から大型のコピー機を導入して、当初からそう言ったリスクを避ける方もいます。
コピー機によってリースの形態は様々ですが、大型のコピー機でも月１万円の基本料金に利用枚数を上乗せする形のリース形式でスタートして、経営が軌道乗ってきてコピー枚数が増えてから、更新時に固定費用契約にすると言った方法をとる弁護士事務所もあります。
リース会社も様々なリース形態を想定していますので、数社にこちらの要望を伝えて無料見積もりを取ってもいいかもしれませんね。
なかには、「複合機だとコピー以外にプリントもカウンターされて経費が掛かるから、プリンターは別に導入している」というところもあり、コピーリース料を節約されている賢い弁護士事務所もあったりします。
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弁護士事務所に応接室は必要ない？
ドラマなどで弁護士事務所で弁護士と依頼人が相談するシーンでは、革張りのソファの応接セットに座ってするというのが見慣れた光景だと思います。
しかし、実際の弁護士事務所では、この応接室は評判が悪かったりします。
「顧客からすれば豪華な応接室で接客してもらう方が、弁護士事務所の信頼も得やすいし、依頼率も上がるのでは？」と思ってしまいがちです。
ですが、一般の会社で見られる応接セットは、「もてなす」という点ではすぐれていますが、弁護士業務で行われる「打ち合わせ」という面では使いづらいからです。
例えば、依頼主とともに、依頼主の訴訟相手と相手の弁護士を交えて話し合いをする際に、最低でも４席が必要になりますが、関係者が多くなれば６席８席でも足りないと言うことが往々にしてあります。
また、書類を広げてみたり、署名押印をしてもらうといった作業では、応接セットの机では狭すぎるだけでなく、低い位置にあるため見づらい・書きづらいと言った欠点もあります。
高齢の依頼者の中には、低すぎるソファは立ったり座ったりしづらく、座っている間もひざに負担があるため好まれない方もいます。
そのため、応接室のタイプではなく、会議室のようなタイプにしている弁護士事務所が増えており、弁護士協会も独立起業の際のマニュアルで、応接セットよりも会議室のセットの方を推奨しているほどで、「弁護士事務所に応接セット」と言うのはある種、時代遅れになりつつあると言えます。
最近では、会議用テーブルなどを事務用品機器店からリースするのではなく、イケアやニトリと言った低価格の家具店やインターネットなどで、安価で見栄えのするものを購入する方が、新品であるだけでなく費用対効果も高いと言うことで、若年層の弁護士の開業では広がりつつあります。
弁護士事務所に応接セットを揃えているのならば、思い切って会議用テーブルやいすに変えた方が、依頼主などとの打ち合わせがしやすくなり、仕事の効率も上がるかもしれませんね。