レンタルオフィスは弁護士事務所の主流となるのか？
首都圏を中心に、レンタルオフィスで弁護士事務所を開所する弁護士が増えてきています。
レンタルオフィスは通常の貸事務所と違い、机やいすなど最小限の事務機器が部屋に付帯されており、敷金礼金なども貸事務所よりも抑えられるため、初期費用が安く済むという利点があります。
また、虎の門や銀座などネームバリューのある土地に、比較的安価に弁護士事務所が構えられるという長所があるため、場所によっては空室待ちと言ったレンタルオフィスもあります。
コピー機など大型事務機は共用スペースにあり、打合せ室も別途時間チャージで借りられるため、ミニマムな弁護士事務所を考えている弁護士には、好評と言えます。
しかし、コンシェルジュや秘書がついているようなレンタルオフィスは、首都圏や大阪などの大都市圏に集中しており、地方の県庁所在地では皆無というところもあります。
また、レンタルオフィスは「机だけでスペースがいっぱいいっぱい」と狭いところも多く、日々増え続ける書類の保管に対応できなくなることもあります。
他にも、パソコンのシステムを導入する際に、「サーバーの電源が確保できない」と言うったシステム屋泣かせのところもあり、永続的に弁護士事務所を構えるには向かないと言えます。
そのため、「３～５年ほどはレンタルオフィスで弁護士事務所を経営して、仕事が順調に軌道に乗れば貸事務所に移る」という形が多いそうです。
「それならば、数年イソ弁で開業資金を貯めてから、独立すればいいのに」と思われる弁護士も多いと思いますが、若い弁護士ほど先輩後輩と言ったしがらみを嫌い、独立志向が高いこともあり、このようなレンタルオフィスでの独立開業が増えていくのではないかと思われます。
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弁護士事務所の現金管理は？
弁護士事務所は他の業種と比べて、仕入とかがない点からも、現金での取り扱いと言うのは少ないと思います。
しかし、相談料や手付金と言った現金を受け取ったり、過払い請求で「過払い金を弁護士事務所で現金で受け取りたい」というような依頼もあったりすることがあり、その際の現金の管理に困るという時があります。
取引銀行やATMが近いのであれば、そのまま入金に行けばよいのですが、先程の過払い金のように依頼主に支払うケースで、金曜に銀行から引き出して日曜に渡すと言った場合は１・２日は多額の現金を弁護士事務所にて保管しなければいけないと言うことになります。
弁護士の中には、「多額の現金ならば、自宅に持って帰る」と言った豪胆な方もいますが、移動中の不慮の事故を考えるとあまり得策ではないとも言えます。
現金や貴重品をしまうための金庫を設置している弁護士事務所が多いでしょうが、それでも事務所には必要以上の現金を置いておかないのが一番の安全になります。
ですが、何も考えずに金庫に多額の現金をしまっておくのも、時として危険です。
よくあるのが、来客や顧客から見える場所に金庫を設置しているケースです。
金庫の位置だけでなく、場合によっては金庫を開けた時に中身が丸見えと言った防犯意識の薄い設置場所の弁護士事務所も無きにしも非ずなので、最低でも入口の位置からは見えない場所に金庫を設置しましょう。
もうひとつのあるあるが、金庫の鍵やナンバーの管理が杜撰と言ったケースです。
以前によく見られたリング式のナンバーキーだと、「ナンバーを合わすのが面倒」と、鍵を差すだけで開錠できる位置で放置しておいたり、テンキー式でも自分の誕生日や弁護士事務所の電話番号など、推測しやすいナンバーにしていたりすることが結構あります。
ちょっと気をつけるだけでも防犯レベルが高くなりますので、面倒でも日ごろから気をつけておいた方が良いですね。
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弁護士事務所のソフトを使いこなしていますか？
弁護士事務所の事務員を雇い入れる際に、ワードやエクセルといたパソコンソフトが扱えるというのは必須スキルと言えます。
弁護士事務所の仕事の半分以上はパソコンでの処理と言うのが普通で、逆にパソコンが使えないと仕事にならないといえます。
最近では義務教育中にパソコンの授業があったり、大学のレポートや卒論も「ワードやパワーポイントで作成した文書で」と教授側が指定するところもあり、多くの人がパソコンを使うことができます。
しかしながら、ワードやエクセルと言ったソフト以外だと、「使い方が分からないからお手上げ」という弁護士事務所の事務員の方も結構います。
種類のソフトに関係なく、「あちらこちらのボタンを押して設定して、いざ使おうと思ったけどもうまくいかない」という声がよく聞かれるのは、コンピューター自体のシステムの知識に疎いからと言えます。
ですが、ソフトを使う際には「望む結果が出ることが得られること」が重要で、使い勝手がいいことが一番と言えます。
例えるのならば、電子レンジのマイクロ波の仕組みを知らなくても、結果的に食べ物を温めることができたり、車のメカニック的な事を知らなくても自動車の運転をすることができる事の方が重要と言ったところでしょうか？
弊社の法律事務所システムソフトは使用される方の立場に立って、「このボタンを押せば、登録されるんだろう」などと直感的にわかりやすい仕様にして、プロセスも単純化しているため、視覚的にも分かりやすくしています。
弁護士事務所で法律事務所システムソフトの導入を検討する際には、機能ももちろんのこと操作性もよくチェックして、実際に操作する弁護士事務所事務員の感想を取り入れた方がいいですね。
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弁護士と税理士
従業員が弁護士を含んで１人ないしは２人と言った小規模な弁護士事務所では、毎年確定申告の季節になると、あわてて１年分の計算をすると言うことが多くあります。
そのため、小規模な弁護士事務所であっても、税理士を雇って確定申告の書類を作成してもらうほか、顧問契約をして毎月帳簿をチェックしてもらうというところもあります。
「うちは小さな弁護士事務所だし、税理士にしてもらうまでもない」という弁護士もいるかもしれませんが、税理士に頼んだ方が利点が大きいこともあります。
毎月チェックしてもらえるため、確定申告の時期になって「１年前の領収書だけど、なにを購入したものだっけ？」と困ることが少なくなります。
また、毎月チェックしているため、税理士の方も確定申告の書類作成の際に時間がかからないため、「確定申告の時期にだけ頼む場合は、忙しい時期なので後回しにされる」と言うことも少ないです。
また、税理士を雇うことにより、弁護士や事務員の仕事が軽減され、結果として弁護士事務所の仕事がはかどるというケースもあります。
税制に明るくない弁護士や事務員がするよりも早く処理でき、しかも間違いがないと言うことで、「毎月２万円、確定申告の書類作成に２０万円弁護士に払っているが、費用対効果を考えれば税理士を雇う方が安い」という弁護士もいます。
もう１つが税理士に相談したり、場合によっては依頼をふることができる点です。
弁護士事務所に寄せられる依頼の中には、相続税や贈与税など多くの税金問題に絡むものもあります。
もちろん弁護士ならばある程度税制に詳しいでしょうが、毎年のように変わる税制をすべて把握するのは難しく、そのようの場合に気軽に聞ける税理士がいるのは心強いと言えます。
また、「税理士が出来る仕事で、弁護士がするとなると報酬的に釣り合わない依頼」と言う場合には、信頼できる税理士に依頼することができるため、双方に利点が出来ます。
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交通事故の裁判の増加の背景
最近の裁判の件数は、やや微減ですが横ばいの傾向にあります。
しかし、全体的な裁判件数が横ばいの中で、飛躍的に裁判件数が増えている分野が、交通事故に関するものです。
交通事故は、被害者が死亡したり遷延性意識障害となったりした場合、一千万単位どころか億単位の損賠賠償金額となるため、一般の人でもニュースで目にされる機会も多かったです。
しかしながら、交通事故の大半は物損だけだったり、被害者の方も１カ月以内に完治するような軽微なものが多く、保険会社が被害者に支払う、治療費を除いた損害賠償金額は１００万円以下と言うことも多くあります。
そのため、交通事故の被害者であっても、「保険会社から支払われる保険金額が少ない気がするから弁護士事務所に相談したいけど、依頼料で保険金がなくなってしまうからあきらめよう。」と言う人がほとんどでした。
それのターニングポイントとなったのが、「弁護費用特約」の新設です。
弁護士費用特約は、「自動車が関係する交通事故にかかる弁護士費用を、損害保険会社が負担する自動車保険特約」のことです。
これにより、少額の損害賠償金の請求でも交通事故の被害者が弁護士に依頼することができるようになり、交通事故関係の裁判件数が飛躍的に増えました。
交通事故関係の弁護士事務所で就業している人ならばピンとくるでしょうが、意外と一般的には周知されていなかったりします。
自動車保険によっては、選んで付ける特約ではなく、本体契約に自動付帯しているため、契約者本人も加入していることを知らないと言うことがあります。
そのため、交通事故専門を謳う弁護士事務所の中には、相談者への質問に「弁護士費用特約に加入しているか？」という項目を設けているところもあります。
自動車保険の弁護士費用特約により、「弁護士費用のとりっぱぐれがない」という理由から交通事故専門の弁護士事務所にシフトするところも少なくなく、老舗の交通事故専門の弁護士事務所も苦戦が続いている状態なのだそうです。
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特老と弁護士
日本の加速度的な高齢化や、介護保険制度の改正と成年後見人制度の改正により、１０年ほど前から特老関係の法律問題がクローズアップされてきました。
年老いた両親が体力の低下や認知症になり、特別養護老人ホームへの入所を検討した時点で、多くの人が高い壁に当たってしまいます。
特別養護老人ホームの空きが少ないと言うこともありますが、「親の貯金があるから、それを入所費用にしよう」と思っても、勝手に配偶者や子供が入所予定者の預金口座から引き出して使うことができず、愕然とされることがあります。
特に認知症の場合は成年後見人が認定されてなければ、認知症患者の財産を親子と言えども勝手に使うことができず、あわてて弁護士事務所に相談に来るという人もいます。
弁護士事務所の方でも、成年後見人の手続きを代行したり、場合によっては弁護士自身が後見人となられていると思います。
特老に関する問題は、当事者が高齢者であるうえに、被後見人となることが多いため、相続や後見人制度、親族間の問題など、多くの法的な問題を一度に抱えることが一般的です。
そのため、特老や福祉関係の問題に特化した弁護士事務所もあり、相談もコンスタントに来るそうです。
特老の施設に入所後でも、入所者が怪我をしたり待遇などで施設側との交渉に弁護士に同席してもらったり、死亡時の財産整理と遺産相続を弁護士事務所に依頼したりと、「一度弁護士に依頼すると、その後の手続きも弁護士に頼む」という流れが起きやすいのだそうです。
特老や福祉関係に特化した弁護士事務所となると、法律関係だけでなく、医療制度や福祉系の知識も必要となってきますが、リピーターもあると言うことで手堅いという弁護士もいるくらいです。
専門に特化した弁護士事務所でも成功例のうちに入ると思いますが、これからもこういった新たな専門分野が増えていくのではないかと思われます。
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顧客にはＹＥＳとＮＯで話をさせて
弁護士事務所に相談に来る人の大半は、弁護士事務所に来るのは生まれて初めてという人たちです。
そのため、顧客に対する弁護士の一番目の関門が、顧客から話を聞くと言うことなのですが、なかなかうまくいかないこともあると思います。
顧客と話がうまくできないパターンは
１ 顧客が弁護士事務所に来るのは初めてで、緊張している
２ 口下手で話をすること自体が苦手
３ 相談することに決心がついていない
４ 顧客が一方的に話をするが、話題があちらこちらにすぐ変わり、要領を得ない
というのがパターンだと思います。
会話の秘訣は「聞き上手になる事」とよく言われますが、弁護士の仕事と言う性質上、話を聞くことも大事ですが、話を聞いてもらうことも大事だと言えます。
そのため、会話のイニシアチブは弁護士が握らないといけないのですが、話のとっかかりが重要となります。
よく、弁護士物のドラマなんかでは、「今日はどんなご相談でいらっしゃったんですか？」と弁護士が相談者に聞くシーンを見かけますが、あれは無難ではありますが、相談者によってはなかなか話を出来ないことがあります。
もし、顧客が話をしづらそうであったり、あいまいな返事が多いのであれば、ＹＥＳ・ＮＯの返事がしやすい質問をする方がいいです。
「家族関係の問題ですか？」「はい」
「お父様とのことですか？」「いいえ」
「では奥さんとのことですか？」「はい」
「金銭関係ですか？」「それも関係があるのですが…」
「失礼ですが、不倫が関係していますか？」「はい」
と、弁護士が自ら問題を絞り込んでいく方法です。
一見遠回りをしているように見えますが、受け身がちな相談者に対してはＹＥＳ・ＮＯだけで返事ができる質問は答えやすく、心理学でもそちらの方が答える側の心理的な負担が少なく、話がしやすくなる効用があることがわかっています。
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手書きの効果
弁護士事務所の日常業務ではパソコン作業が中心となるため、書類も印刷したものがほとんどになります。
一昔前ならば、申請用紙などは手書きしなければいけないこともありましたが、弁護士ソフトの中には項目を入力すれば申請用紙にぴたりと入力して印刷できるものもあります。
そのため、弁護士事務所内でも手書きの物と言えば、ちょっとした伝言メモであったり、電話応対でのメモ書きくらいになっているのではないでしょうか？
手書きに比べてパソコンで作成して印刷する利点は、誤字が少ない、読みやすい、複製がしやすい、データで保存できると、たくさんあるため、「すべての書類はパソコンで作成」という、弁護士事務所も多いと思います。
ですが、手書きの方が優れている場合もあります。
相手に気持ちを伝えるなどの対人関係に関しては、手書きの方が良いこともあります。
手書きの文字は温かみや人間味があるため、「年賀状は印刷しているけれども、手書きで一言添えている」という方も多くいらっしゃいます。
ある営業マンの話で、得意先に行った時に担当者が不在の場合には名刺を置いていくのですが、その時には必ず訪問した日付と時間のほかに、「お会いできず残念です」と名刺に書いておくそうです。
名刺に書き込む時間は５秒足らずでできることなのですが、結構効果があるそうです。
名刺を預かる担当にしても訪問した時間が書いてあるため伝言が楽になり、もらった側も確認がしやすいので良いとのことです。
しかも、手書きで一言添えてあると、たとえセールスでの訪問であっても、受け取った側はなんとなく申し訳ないような気持ちになったり、親近感を持ったりすることがあります。
そのため再訪問した際に、会ってくれたり話を聞いてもらえる可能性が高くなるそうです。
こういうちょっとしたことが、顧客に安心感を与えたり、信頼感を持ってもらうキーポイントとなりますので、取り入れてみてもいいかもしれません。
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過去のデータは弁護士事務所の宝
データも５年・１０年と経営を続けていくと、紙の書類だけでなくパソコンのデータも溜まっていきます。
紙の書類は場所もとるため、１年ごとや置き場所に困った時に整理や処分をすることが多いのに対して、パソコンの中のデータはそのままと言うことが多いです。
パソコンのデータは、１カ月に一回や年度末などの区切りでバックアップをDVDなどの外部記憶に保存しておくほうがよいです。
「気が付けば容量がいっぱい」「パソコンの買い替え時に初めてデータの整理をした」「パソコンが故障してしまい、データの３年間のデータがすべてなくなった」というのはよくある話です。
データのデータは単なる顧客データや業務データではなく、すごく価値の高いものです。
５年前に離婚で依頼を受けた顧客が、今度は遺産相続の遺言書の作成を依頼してきた場合、過去のデータがあれば離婚した妻との間の子供などの血縁関係も把握しやすく、依頼人からの信用度も増すことになると思います。
また、初めて相談に来られた依頼者でも、「そういえば、３年前に受けた○○さんの依頼とそっくりだな」となれば、経験に基づきアドバイスできるほか、以前の案件で使った書面をフォーマットとしてつかえるため、作業時間の短縮となります。
つまり、データはデータの経験が蓄積されたものなので、経験の浅い弁護士や特殊な案件にあたった弁護士からすれば、そういったデータはお金を払っても見てみたいと思うほどの価値があることがあります。
特に、判例集は裁判になったことにより開示されているので出版されていますが、示談で終わった場合などは一般的に目に触れることがないため、示談のデータなどは新人の弁護士からすればノウハウが詰まったお宝といえます。
つい、「自分のデータは大した案件を受けているわけじゃないから、データのバックアップなんて何かのついででいいよ。」となってしまいますが、本当はすごい価値のあるものかもしれませんので、日ごろから大切に扱った方がよいでしょう。
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クラウドはバックアップとして使えるのか？
外出先で、「あれ？書類がない。弁護士事務所に忘れたかな？パソコンの中にデータはあるんだけど。」と言うことはないでしょうか？
最近のオフィスソフトでは、作成した文書をクラウドに保存できることも出来るものもあるため、外出先でもパソコンやスマホがあればダウンロードすることができます。
そのため、普段はパソコンにファイルを保存しているが、パソコンが故障した時のためのバックアップ用にクラウドを使用している人もいます。
そもそも、クラウドとは正式名は「クラウドサービス」で、「雲」を意味する「cloud」から来ています。
クラウドサービスを簡単に説明すると、ネット上のサーバーのデータをパソコンやスマホなどでやり取りする行為です。
身近な所では、メールもメールサーバーにあるメールデータをパソコンやスマホでやり取りするため、クラウドに当たります。
また、インターネットもインターネットのデータ自体はサーバーにあり、パソコンにダウンロードされて見ることができているので、これもクラウドです。
そのため、弁護士事務所内で書類を共有する際にクラウドを使用すれば、ネット回線がありパスワードさえわかれば、すぐに共用することができますし、自宅で作業する際にも簡単にファイルを使うことができます。
こう見ると、「弁護士事務所のファイルは全部クラウドに保管しておけば、作業効率も上がるし、バックアップにも使えるし、いいことづくめなのでは？」と思われるかもしれません。
しかし、クラウドにもデメリットがあります。
１つは容量が決まっていることが多く、バックアップなどでデータ量が膨大である場合には収まりきらないことがあります。
２つ目は、ネット回線が接続されていないところでは使用できない点です。
「出張先でちょっとデータの訂正をしたいと思ったけど、Wi-Fiが繋がらない」といった場合には大変困ります。
３つ目は、ネット接続できるというと言うことは、逆にパスワードさえわかれば誰にでも接続できるため、セキュリティの点でデータの漏えいの危険性があることです。
弁護士事務所の書類は個人情報や守秘情報が含まれていることも多いので、クラウドの使用には不向きといえます。
バックアップにはセキュリティ性の高い社内サーバーに保存し、クラウドは一時的な利用に止めておくほうがよいかもしれません。