弁護士事務所と電話応対
法律事務所様向けシステムThemis開発の田原と申します。
弁護士事務所の中には電話対応を事務員がしているところが多いでしょうが、中には一人で経営しているので弁護士自体が電話に出ている弁護士事務所もあると思います。
ネットなどで広告している弁護士事務所の中には、「電話の問い合わせは多いのに、依頼に結び付かない。」「事務員が変わった途端に、依頼件数が少なくなった。」なんてことはないでしょうか？
もしかすると、電話の応対が悪くて依頼件数が減っているのかもしれません。
電話対応と言うのは結構重要で、通販会社などでは電話オペレーターの教育に力を入れていますし、クレーム窓口の電話の応対が悪いと「二度と○○会社の物は買わない！」と言ったネットでの口コミも多いため、電話の応対には慎重を期する必要があります。
ある弁護士事務所では、事務員一人では処理しきれないほど仕事が忙しくなったので、事務員をもう一人雇ったのですが、仕事ががくんと減ってしまいました。
「あれほど忙しかったのになぜ？」と思っていたのですが、あるとき顧問をしている会社の担当者から、「新しく入った事務員だけど、あの電話応対はなんなの？偉そうな口調だし、ちゃんと敬語は話せない、君に折り返し連絡をしてくれと言ったのにちゃんと伝わっていないみたいだし。」と、お叱りの電話をもらい初めて事務員の電話対応が粗雑であるのが分かりました。
弁護士が忙しく事務所にあまりいなかったのと、しかも弁護士がいる時にはずるがしこく電話対応がマシだったので全然気づいていなかったのです。
そこで、事務員には内緒で弁護士事務所にかかってきた電話は、自動で録音して自分のパソコンに記録できるようにしたのですが、聞いてみてあまりの事務員の電話対応の悪さに弁護士も唖然としてしまいました。
その後事務員に電話対応などの指導をしたのですがなかなか改まらず、前からの事務員もその事務員ともめて先に辞めてしまい、依頼件数は減るは、ベテランの信頼のおける事務員はいなくなるはでダブルパンチでダメージがあったそうです。
これは極端な例だとは思いますが、顔が見えない分、電話でのファーストインプレッションは重要と言えます。
第三者からのアドバイスを受けると、飛躍的に電話応対がよくなることもあるので、「電話応対に自信がない。」「事務員の電話応対が悪くて困っている。」と言う場合には、ビジネスマナー研修を受けてみるといいかもしれません。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
弁護士事務所の依頼率を上げる！？
法律事務所システムソフトThemisの開発リーダーの田原と申します。
弁護士に相談と言うと、素人は「弁護士に相談したらほとんど依頼する。」と思ってしまいますが、実情はちょっと違うようです。
ある調査機関が弁護士事務所にアンケートしたところ、相談から依頼に結び付いたのは３割ほどなのだそうです。
相談の内容によっても依頼率が違い、過払い請求は７割を超えるのですが、相続問題、離婚問題、借金問題と言う順に依頼率は下がっていき、特に相談者が経済的に余裕の少ない借金問題では、「相談されたけれども、弁護士でもどうしようもないし、成功報酬の回収も期待できそうにない。」と、依頼に結び付かないことも往々にしてあります。
昔ならば、「弁護士に相談する」となると、親せきや親しい知人から紹介してもらった弁護士事務所に行くことが多かったのですが、今はインターネットで口コミなどを確認してから相談する相談者が増えてきました。
しかも、相見積ではないですが、複数の弁護士事務所に一度に相談をする相談者もおり、相談の時点でがっちり相談者のハートをつかんでおかなければ、「一度考えてからお返事します。」と言われて逃げられてしまい、ほかの弁護士事務所に相談者を取られてしまうことになります。
ただ単に成功報酬が安ければ依頼率が上がると言うものでもなく、人柄・信頼性・依頼の成功率をトータルして考える相談者が多いので、やはり相談時に信頼を勝ち取る必要があると言えます。
どちらかと言うと弁護士としての仕事ではなく、精神科医やカウンセラーと言った仕事に近いかもしれません。
実際、ある弁護士事務所では、一般人の月一回の相談を依頼として引き受けています。
内容は法律関係の問題よりも、世間話であったり、ちょっとした家庭内の問題であったりするのですが、依頼者からすれば「弁護士さんがいるので何かあれば相談できる。」と安心感が持てますし、弁護士事務所の方は「月１回の１時間ほどの面談で５万円の報酬なので率がいいし、１０人も固定の客がいれば月５０万円は確保できる。」と、ウィンウィンな関係なのだそうです。
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なんとなくコピー機を使っていませんか？
法律事務所システムThemisブログをご覧いただきありがとうございます。
開発担当の田原と申します。
パソコンやネットの普及から、会社などではペーパーレス化が進んでいます。
会社にサーバーに共有フォルダーを置いたり、クラウドサービスを使ったりして、会社全体でデーターを共有しているところも少なくありません。
弁護士事務所でもペーパーレス化を進めているところもあるとは思いますが、なかなかうまく進まないと言ったことが多いのではないでしょうか？
弁護士事務所の書類となると、事務所内であればペーパーレスでもよいかもしれませんが、裁判所や依頼主に提出する書類は紙となるので、どうしてもコピー機のお世話になってしまいます。
一つの依頼で、裁判所に提出する書類の正副・依頼人への報告書・弁護士事務所に保管用のコピーなど５００枚以上印刷することもあり、そのためひと月のコピー枚数が２０００枚以上になる弁護士事務所も珍しくないです。
「今月のコピーリース代は３万円か…。」と、なんとなくコピー機をそのまま使っていないでしょうか？
これはすごくもったいないかもしれません。
そんなに枚数をコピーするわけでもないのに、ソーター機能や自動ホッチキス機能などなど、使っていない機能満載のコピー機を使っていたり、反対にいろいろな種類のコピーをたくさん印刷するのにベーシックな機能しかなくて仕事の効率が悪くなっていたりと、たまにコピー機選びが間違っている弁護士事務所もあります。
コピー機と言うとそんなに交換しないイメージかもしれませんが、実際には数年ごとにモデルチェンジしていますし、会社の業務内容の変化に応じて交換するのも経費削減のカギになります。
弁護士事務所によっては、コピー機の入れ替えで毎月１万円以上のコピー代の削減となっただけでなく、必要な機能が付いたため事務処理も楽になったところもあるので、見直してみるとよいかもしれませんね。
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過払い請求ブームの後は？
法律事務所システムThemis開発担当の田原と申します。
２０１０年の貸金業法の改定で、過払い金ブームが起こりました。
グレーゾーン金利での支払いを続けていた消費者は、払い過ぎとなっていたためその分を返してもらえる、いわば「現代の永仁の徳政令」とも言えるものです。
そのため、借金を抱えていた消費者はこぞって過払い金請求をしたため、貸金業者は経営が苦しくなり、なかには倒産するところもありました。
一方、潤ったのが弁護士・司法書士業界です。
過払い金請求は一般人からすると、「ややこしい」「めんどくさい」「よくわからない」と、なかなか自分でするのはハードルが高いものです。
ですが、借金問題を常日頃から取り扱っていた弁護士や司法書士からすれば、一般の借金問題と比べて比較的手続きが簡易であるのと、過払い金が返金されればその中から成功報酬が受け取れるため未回収となることがないこと、また過払い金額によっては成功報酬が１００万円以上にもなることから、テレビＣＭをしてまで過払い金請求をＰＲする弁護士事務所までありました。
しかし、５年経って状況が変わってきました。
過払い金の対象者が、ぐっと減ってしまったからです。
過払いができる人はもうしてしまっているし、２０１０年以降に借り入れした人は法定金利での借り入れなので過払い金が発生しないからです。
そのため、過払い金のＰＲのＣＭをしていた弁護士事務所も次々ＣＭを打ち切り、めっきりテレビでも見ることが減ってしまいました。
若手の弁護士事務所などでは、過払い金請求の依頼が収入の大半を占めていて、そのほかの依頼はほとんどしたことがないと言った、偏った業務内容のところもあります。
そのような弁護士事務所は急激に依頼が減ってしまい、経営に四苦八苦し弁護士事務所をたたむところまであります。
この先、過払い金請求に変わる依頼を掘り起こしていくことが、弁護士事務所の大きな課題となるかもしれませんね。