弁護士業務でのマイナンバーの取り扱い
２０１６年１月より、マイナンバーが本格導入されることとなりました。
マイナンバーは、国民一人一人に固有の番号を割り当て、年金や健康保険などの社会保障の一元管理などの利点がありと政府が広報しています。
実際、２０１５年１２月の年末調整の用紙にはマイナンバーの記入欄が新たに追加されており、サラリーマンの所得税等の管理は一足先に始まっていると言えます。
また、マイナンバーは金融機関の紐付けをすることも決まっており、現在は任意でありますが、２０１８年には義務化する動きも出ています。
そうなると、債務関係の案件を取り扱っている弁護士事務所では、依頼人のマイナンバーから債務や預金情報を簡易に調べることができるようになったり、離婚問題を取り扱っている弁護士事務所ならば、依頼人の相手方の配偶者の預金情報を知ることにより、慰謝料の請求をしやすくなるかもしれません。
弁護士事務所でも、依頼人や依頼人の家族の代理人として役所に申請する書類や、反対に書類を交付してもらう際の書類にマイナンバーを記入する必要性が出てくると思います。
そのため、弁護士事務所でのマイナンバーの管理が必要であり、情報の漏えいがないように細心の注意が必要となります。
マイナンバーを、従来の顧客情報の管理ソフトに追加情報として項目を増やすか、備考で管理することになるところが多いでしょうが、現在のウィルス対策ソフトを見直した方が良いかもしれません。
信頼度低い無料ウィルス対策ソフトを使っていたり、有料ソフトでも有効期限が切れたりしていないでしょうか？
個人情報の漏えいは問題となっており、特に一生変わることのないマイナンバーが漏えいしてしまうと、社会的な信用を無くしてしまうだけでなく、顧客からの損害賠償問題に発展しかねないため、必要経費として新しいウィルス対策ソフトを導入するのがお勧めです。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
データーのバックアップは大丈夫？
パソコンが故障して一番困るのが、中のデーターが取り出せなくなる事です。
「ノートパソコンについうっかりコーヒーをこぼしてしまって、パソコンが壊れてしまった。」と言う話はよく聞きます。
修理できればいいのですが、無理だということがわかると大半の方が「データーだけでもなんとかなりませんか？」と言われます。
弁護士事務所のパソコンとなるとそれこそ重要なデーターが満載ですから、故障したとなったら真っ青になってしまうでしょう。
そのため日ごろから、USBフラッシュメモリやDVD・外部HDDなどにバックアップをとっている弁護士事務所も多いと思います。
ですが正直な話、バックアップをとるのはかなり面倒です。
バックアップするのに時間がかかったり、日付が違う同じ名前のファイルがたくさんあってどれが正しいファイルかわからなくなったり、誤って上書き保存してしまったりと、結構みなさん苦労していることが多いです。
また、データーが壊れたのでバックアップから復旧しようと思ったら、一カ月以上前のデーターしかなく、その間のデーターを入れ直す羽目になったなんて笑えない事例なんかもあります。
重要なデーターが多い弁護士事務所にこそ、お勧めしたいバックアップ方法が自社サーバーです。
自社サーバーと言うと大げさに聞こえるかもしれませんが、２台以上のパソコンで同じデーターを共有したり、データーを常に最新で保つことが出来たり、データーのミラーリングをするRAID機能があったりと、役に立つ機能がたくさんあります。
１０万円以下のサーバーもリリースされていますので、弁護士事務所の規模や性能を見比べて、導入を検討しても良いと思うのですが、サーバーはパソコン以上に一般の方には難しいと思いますので、専門会社に相談してみるのが無難と言えます。
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弁護士事務所のパソコン選び
Themis開発担当の田原と申します。新年あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いいたします。
パソコンがない弁護士事務所は、今では一軒もないのではないかと言えます。
裁判所に提出する書類の作成、顧客名簿の管理、弁護士事務所経費の計算、弁護士のスケジュール管理・連絡用メールのやり取りなど、ちょっと考えただけでもパソコンなしでは業務が成り立ちません。
ですが、「いま弁護士事務所にあるパソコンを選んだ理由は？」と聞かれると、「とりあえずワードやエクセルなんかのオフィスソフトが入っていて、インターネットに接続できればよかった。」と言われる方が結構いらっしゃるのではないのでしょうか？
弁護士事務所は従業員の方が１～３人程度の小規模のところが多いので、事務所にあるパソコンも１～３台であるのが多いと思います。
５台１０台とまとめてならば、事務機器やソフトウェア会社から設置も含めて購入するでしょうが、１台だけならば家電量販店やネット通販で、欲しい機能やソフトが入っているパソコンを購入するのがほとんどです。
もちろん、そのような購入方法もありですが、１台からでも事務機器やソフトウェア会社から購入するのがお勧めです。
なぜならば、あなたの弁護士事務所にぴったり合ったパソコンを選んでもらえるからです。
家電量販店で売られているパソコンのほとんどは家庭用のものなので、WindowsやofficeのバージョンもHomeで、おおよそ仕事では使わないようなゲームや家計簿などのソフトも入っています。
ですが、事務機器やソフトウェア会社がお勧めするパソコンは、無駄なソフトが入っておらずパフォーマンスを重視したビジネスモデルであることが多いので、普通のパソコンを購入するよりも使いやすく高性能なことが多いのです。
それに、設置やパソコンの初期設定をしてもらえて、万が一故障の際にはメーカーの修理よりも迅速にしてもらえるので、長い目で見れば事務機器やソフトウェア会社と相談の上、パソコンを選ぶのが一番賢いとも言えます。
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Windows10にアップデートしてもいい？
法律事務所向けシステムThemis担当の田原です。
Windows10のアップデートが始まり、無料でアップデートできる対象のパソコンを持っている弁護士事務所では、「アップデートした方がいいのかな？」と悩まれる方も多いかと思います。
Windows8がタブレット対応を中心としたOSであったためすこぶる評判が悪く、そのため以前からのユーザーが使いやすいように8.1にアップグレードしましたが、周辺機器のドライバの相性が悪くこれもあまり良い評価が得られていません。
そのため、Windows10では操作方法や視覚の方で原点回帰をしたと言われており、期待をされているのですが、弁護士事務所のパソコンをWindows10にアップグレードするのは時期早尚かもしれません。
一応アップグレードする際には、インストールされているソフトやプリンターのデバイスなどがWindows10でも正常作動するかセルフチェックしてくれるのですが、１００％正しいという保証はありません。
そのため、「win10にアップグレードしたら、いつも仕事で使っているソフトが動かなくなった！」「PCファックスが使えなくなってしまった！」と、業務に支障をきたすことがあり得ます。
もちろんアップグレードしたWindowsを元に戻す機能もあるのですが、元に戻す作業中はパソコンが使うことが出来ないため、やはり業務が停止してしまいます。
弁護士事務所では書類作成はもちろん、顧客管理などもパソコンでしていることでしょうから、数時間でもパソコンが使えなくなるのは致命的なミスにもなりかねません。
ですので、あえてWindows10にアップグレードをしないという選択をするのも、賢い選択とも言えます。
無料アップグレードの期間はリリースされてから1年ですので、ギリギリまで待って不具合の修正やドライバの更新などが充実してからアップグレードするのも一つの手かもしれません。
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紛失厳禁！証拠品
法律事務所システムソフトThemisの開発リーダーの田原と申します。
裁判で勝つためには、一にも二にも証拠品が重要となります。
「夫に日常的に暴力を振るわれていて、離婚したい。」と言う依頼があったとしても、全く証拠がない状態と、暴力を振るわれている時の画像やボイスレコーダーがあったり、暴力による怪我の医師による診断書があったりするのでは、裁判の結果に大きくかかわります。
最近ではインターネットでいろいろと情報を知ることが出来るので、弁護士の先生だけでなく、依頼者も理解している人が増えてきています。
そのため、弁護士事務所でも依頼者からの証拠品を預かることが多くなっていると思います。
裁判となると、依頼者からの証拠品はもちろん、関係機関からの書類など大量の物品や書類を預かることも珍しくなくなっています。
こういった証拠品を預かる上で、一番怖いのが紛失です。
再発行が可能な書類であれば、身銭を切って再発行することもできますが、唯一無二の物品であれば「紛失した」では済まなくなります。
もしそれが、裁判の結果を左右するものであれば、依頼人に著しく不利になるだけでなく、弁護士事務所の評判が落ちることになってしまいます。
案件を多数同時に抱えている弁護士事務所では、この証拠品などの預かりに対して細心の注意を払っていることが多いようです。
進行中の案件の場合、紙のような薄い小さな預かり品であっても、書類のファイルに挟まず事案別のふた付きのボックスに保管して、必要な時に出し入れをしているほど、徹底的な管理をしている弁護士事務所もあります。
しかし、忙しい弁護士事務所ほど預かるものが多くなり、煩雑となってすべてを把握するのが困難となります。
あまりにも多すぎて手書きのリストになってしまっているなんていう、弁護士事務所もあるのではないのでしょうか？
一見手間のように思えても、エクセルや専門ソフトを利用して預かり品のリストをきちんと作っているほうが、後々リストを使いまわしできたり紛失の危険性も減るため、システムを見直してみるほうが良いかもしれません。
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意外に大変！弁護士事務所のスケジュール管理
法律事務所システムThemis開発担当の田原と申します。
弁護士事務所に限らず、会社の経営に置いてスケジュール管理は重要と言えます。
弁護士事務所は、裁判所での調停・裁判の出廷など、自分の都合で簡単に変更できないスケジュールがあるため、依頼者との相談や下調べのための出張など、他のスケジュールを効率よく間に入れていく必要があります。
弁護士が一人で経営している弁護士事務所であれば、自分である程度スケジュール管理が出来ているでしょうが、事務員など別の従業員がいた場合、「○○さんの相談が×時から入っています」など自分の知らない間に約束が入っていたり、連絡漏れがあったりして依頼者からクレームが入ったりして大変な時があります。
また、複数の弁護士が在籍している場合、「僕の方は案件でいっぱいだから、離婚問題に詳しい△△先生に任せよう。」と安易に依頼を受けたのは良いが、実は△△先生の方が案件がいっぱいで身動きが取れない状態で依頼が受けられず、結局依頼者に迷惑をかけてしまうと言うケースもあり得ます。
スケジュール管理を一手に引き受けて調整できる事務員がいればよいのですが、弁護士の仕事は日々スケジュールが新たに入ったり急に変更となったりするので、秘書のように横についているかのごとく綿密に弁護士と連絡を取り、火急の要件か時間に余裕がある要件なのか判断できるスキルが事務員になければ、反対にスケジュールの管理は大混乱となってしまいます。
そのため、スケジュール管理をパソコンで共有化している弁護士事務所もあります。
自分のスケジュールはもちろん、別の弁護士のスケジュールも確認できるため、「△△先生なら明日の１５時は空いているので、新規の依頼者の相談に対応してもらおう。」と、依頼者と弁護士へのスケジュール取りの連絡もスムーズにできます。
また、事務員も確認できるので、アポのダブルブッキングを避けたり、外出先の確認もできるため、「いま電話しても公判中だから連絡が取れないから、メールで要件をまとめて送っておこう。」と言った使い方もできます。