法律事務所システムを選定するポイント
法律事務所の業務効率化を目指して、システム導入を検討されている方も多いと思います。
この記事では、システム設計からプログラミング、テストまでを経験したエンジニアの視点から、法律事務所システムを導入する際のポイントをお伝えします。
- まずは必要な機能を洗い出す
法律事務所に求められるシステムは、多岐にわたる機能を提供する必要があります。
特に「案件管理」や「文書管理」、「タイムトラッキング」などの基本機能は不可欠です。
案件管理機能では、進行状況や担当者、期日管理が一元化されるため、業務の見える化が図れます。
文書管理機能も、クライアントごとの文書や契約書をスムーズに管理・検索できるよう設計することで、事務作業の効率が大幅に向上します。
まずは現在運営されている業務の棚卸しをされることをおすすめいたします。 - セキュリティ対策は最優先事項
クライアントの機密情報を扱う法律事務所にとって、セキュリティは最優先事項です。
データの暗号化やアクセス制御を実装することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。
また、定期的なバックアップ機能や障害発生時の迅速なリカバリー対応が整っているかも、システム設計段階でしっかり検討する必要があります。
データをどこのデータセンターで管理するかなども検討する必要があります。 - ユーザビリティを重視した設計
システムの使いやすさは、エンドユーザーである弁護士や事務スタッフの業務効率に直結します。直感的に操作できるインターフェース設計や、利用者の業務フローに即した画面遷移は、導入後の稼働率に大きな影響を与えます。
さらに、導入後のサポート体制が充実しているかどうかも、システムの長期運用において重要な要素です。 - 事務所のニーズに応じたカスタマイズ
法律事務所ごとに業務内容やニーズは異なります。
そのため、システムが柔軟にカスタマイズできることは重要です。
業務の効率化を最大限に実現するために、事務所特有の要件に対応したカスタマイズを前提にシステムを設計・開発することが望ましいです。
ただ、システムの導入の際に運用をシステムに合わせる方が生産性が高くなる可能性もあるため、追加費用をかけてカスタマイズをするかどうかの判断も必要となります。 - コストバランスを考慮したシステム選定
システム導入には、初期費用だけでなく、運用・保守にかかるコストも考慮する必要があります。特に、中長期的な視点でのコストパフォーマンスを評価し、予算に見合ったシステムを選定することが求められます。
費用対効果を最大化するためにも、システムの選定には慎重な判断が必要です。 - 既存システムとの連携を考慮
法律事務所では、すでに会計ソフトや文書管理システムなどのツールを導入していることが多いです。
新システムがこれらとシームレスに連携できるかを確認することは、導入後のスムーズな移行や日常業務の効率化に欠かせません。
既存システムとの連携を考慮した上で法律事務所システムを選ぶ必要があります。 - 将来の拡張性を見据えた設計
法律事務所の成長に伴い、システムへの要求も変化します。
将来的な拡張を見据えて、スケーラブルなシステムを設計・選定することが、長期的な運用の鍵となります。
機能追加やユーザー増加に柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、将来の業務ニーズにも適応可能です。
これらのポイントを押さえて、法律事務所システムを選び、業務の効率化を検討していただければと考えております。
エンジニア目線での解説となりますが、最適な法律事務所システムの導入の手助けとなれば幸いです。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
パラリーガルは将来的に無くなる仕事なのか？
数年前にオックスフォード大学が発表した「１０年後に９０％以上の確率でなくなっている職業」の中に、弁護士助手（パラリーガル）が含まれていました。
２～３人の小規模な弁護士事務所では、パラリーガルがいない、もしくは事務員がパラリーガルの仕事を兼ねているというところが多いですが、弁護士が２人以上の弁護士事務所となるとパラリーガルを専任で置いた方が、弁護士事務所の運営がスムーズに進むことが多いです。
パラリーガルの主な仕事は、「受任した案件関連の判例の収集」「法的な書類の作成」「出来上がった書類のリーガルチェック」などがあります。
現在のAIの進化により、日本の判例をすべてデータベース化してしまえれば、依頼主の条件を入力するだけでマッチングした判例が出るため、それに付随する必要書類は自動で印刷して出すことができます。
特に、法的な契約書の作成や特許を得意としている弁護士事務所では、ほぼ文言が定例化した文書の作成となるため、すでに導入しているところもあります。
こうしてみると、パラリーガルが担っている仕事はコンピュータ化が進むにつれ不要になり、最後のリーガルチェックですら作成した時点で、コンピュータが自動的にチェックするため、最終的には契約の当事者の記名押印の抜けがないだけのチェックだけで済むため、立ち会った弁護士が確認するだけで完結してしまうことになります。
これだけを見ると、「パラリーガルはなくなっても、弁護士と言う仕事はなくならないのでは？」と思われるかもしれませんが、実際には縮小傾向になると思われます。
「パソコンで出来る」と言うことは、素人でも法的に有効な書類が作れてしまうと言うことで、一般向けにデータベースが解放されてしまえば、「弁護士に頼むまでもなく、安価な費用で書類が作成できる」と言うことになります。
係争の絡まない案件であれば、弁護士が介入するまでもなく、個人で自己解決してしまう可能性が多くなるため、より弁護士事務所も特色を出していく必要が出てくると言えます。
※パラリーガルとは？
弁護士の補助業務を行う専門職のことです。
法律事務所や企業の法務部門で働き、書類の作成や調査、クライアント対応、裁判手続きのサポートなど、弁護士の業務を補助する役割を担います。
弁護士資格は持たないものの、法律に関する知識やスキルを持ち、法律業務をサポートする仕事です。
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弁護士事務所の掲示板の有用性
「掲示板」と聞くと何を思い浮かべるでしょうか？
街角のお知らせを貼る文字通りの掲示板を思い浮かべる方もいれば、ネットのスレッドの掲示板を思い浮かべる方もいるでしょう。
弁護士事務所の掲示板は、一昔前ならばホワイトボードのカレンダーに予定が書きこまれていたり、ちょっとしたお知らせのメモをマグネットで貼り付けしたりしていました。
「いまだにそうしている」と言う弁護士事務所もあれば、「なつかしい」と言われる弁護士事務所と様々にあると思いますが、こういった掲示板は減りつつあります。
もともと、弁護士一人だけの弁護士事務所であれば、掲示板自体の必要性が少なく、自分の持っているスケジュール帳に書きこむだけで事足りるからです。
弁護士と事務員や、弁護士２人に事務員２人といった比較的小規模な弁護士事務所はどうかと言うと、掲示板を活用しているところもありますが、現在はパソコン上で管理しているところが多くなってきています。
「パソコン同士をつなげるのは面倒くさそう」と思うかもしれませんが、現在はクラウドが主流となっているため、弁護士事務所内のパソコン同士どころか、外出先でもスマホで確認と言うことも出来ます。
これの一番の利点は、全員でのスケジュールや情報の共有化があります。
複数人数での弁護士事務所の場合、お互いが「言った、言わない」となると齟齬を生じたままになってしまいます。
しかし、こういった掲示板であれば、「確認しなかった方が、確認不足で悪い」と言うことになり、責任の所在が明確化します。
もっとも、ここまで堅苦しく考えなくても、新しく予定を入れる際にお互いにフォローを入れられると言った利点が大きいと言えます。
現在は、簡単に承認された複数台のパソコン・スマホでのみ共有できる掲示板（スケジュール板）もあるため、気軽に利用してみても良いかもしれません。
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レンタルオフィスは弁護士事務所の主流となるのか？
首都圏を中心に、レンタルオフィスで弁護士事務所を開所する弁護士が増えてきています。
レンタルオフィスは通常の貸事務所と違い、机やいすなど最小限の事務機器が部屋に付帯されており、敷金礼金なども貸事務所よりも抑えられるため、初期費用が安く済むという利点があります。
また、虎の門や銀座などネームバリューのある土地に、比較的安価に弁護士事務所が構えられるという長所があるため、場所によっては空室待ちと言ったレンタルオフィスもあります。
コピー機など大型事務機は共用スペースにあり、打合せ室も別途時間チャージで借りられるため、ミニマムな弁護士事務所を考えている弁護士には、好評と言えます。
しかし、コンシェルジュや秘書がついているようなレンタルオフィスは、首都圏や大阪などの大都市圏に集中しており、地方の県庁所在地では皆無というところもあります。
また、レンタルオフィスは「机だけでスペースがいっぱいいっぱい」と狭いところも多く、日々増え続ける書類の保管に対応できなくなることもあります。
他にも、パソコンのシステムを導入する際に、「サーバーの電源が確保できない」と言うったシステム屋泣かせのところもあり、永続的に弁護士事務所を構えるには向かないと言えます。
そのため、「３～５年ほどはレンタルオフィスで弁護士事務所を経営して、仕事が順調に軌道に乗れば貸事務所に移る」という形が多いそうです。
「それならば、数年イソ弁で開業資金を貯めてから、独立すればいいのに」と思われる弁護士も多いと思いますが、若い弁護士ほど先輩後輩と言ったしがらみを嫌い、独立志向が高いこともあり、このようなレンタルオフィスでの独立開業が増えていくのではないかと思われます。
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弁護士事務所のソフトを使いこなしていますか？
弁護士事務所の事務員を雇い入れる際に、ワードやエクセルといたパソコンソフトが扱えるというのは必須スキルと言えます。
弁護士事務所の仕事の半分以上はパソコンでの処理と言うのが普通で、逆にパソコンが使えないと仕事にならないといえます。
最近では義務教育中にパソコンの授業があったり、大学のレポートや卒論も「ワードやパワーポイントで作成した文書で」と教授側が指定するところもあり、多くの人がパソコンを使うことができます。
しかしながら、ワードやエクセルと言ったソフト以外だと、「使い方が分からないからお手上げ」という弁護士事務所の事務員の方も結構います。
種類のソフトに関係なく、「あちらこちらのボタンを押して設定して、いざ使おうと思ったけどもうまくいかない」という声がよく聞かれるのは、コンピューター自体のシステムの知識に疎いからと言えます。
ですが、ソフトを使う際には「望む結果が出ることが得られること」が重要で、使い勝手がいいことが一番と言えます。
例えるのならば、電子レンジのマイクロ波の仕組みを知らなくても、結果的に食べ物を温めることができたり、車のメカニック的な事を知らなくても自動車の運転をすることができる事の方が重要と言ったところでしょうか？
弊社の法律事務所システムソフトは使用される方の立場に立って、「このボタンを押せば、登録されるんだろう」などと直感的にわかりやすい仕様にして、プロセスも単純化しているため、視覚的にも分かりやすくしています。
弁護士事務所で法律事務所システムソフトの導入を検討する際には、機能ももちろんのこと操作性もよくチェックして、実際に操作する弁護士事務所事務員の感想を取り入れた方がいいですね。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
過去のデータは弁護士事務所の宝
データも５年・１０年と経営を続けていくと、紙の書類だけでなくパソコンのデータも溜まっていきます。
紙の書類は場所もとるため、１年ごとや置き場所に困った時に整理や処分をすることが多いのに対して、パソコンの中のデータはそのままと言うことが多いです。
パソコンのデータは、１カ月に一回や年度末などの区切りでバックアップをDVDなどの外部記憶に保存しておくほうがよいです。
「気が付けば容量がいっぱい」「パソコンの買い替え時に初めてデータの整理をした」「パソコンが故障してしまい、データの３年間のデータがすべてなくなった」というのはよくある話です。
データのデータは単なる顧客データや業務データではなく、すごく価値の高いものです。
５年前に離婚で依頼を受けた顧客が、今度は遺産相続の遺言書の作成を依頼してきた場合、過去のデータがあれば離婚した妻との間の子供などの血縁関係も把握しやすく、依頼人からの信用度も増すことになると思います。
また、初めて相談に来られた依頼者でも、「そういえば、３年前に受けた○○さんの依頼とそっくりだな」となれば、経験に基づきアドバイスできるほか、以前の案件で使った書面をフォーマットとしてつかえるため、作業時間の短縮となります。
つまり、データはデータの経験が蓄積されたものなので、経験の浅い弁護士や特殊な案件にあたった弁護士からすれば、そういったデータはお金を払っても見てみたいと思うほどの価値があることがあります。
特に、判例集は裁判になったことにより開示されているので出版されていますが、示談で終わった場合などは一般的に目に触れることがないため、示談のデータなどは新人の弁護士からすればノウハウが詰まったお宝といえます。
つい、「自分のデータは大した案件を受けているわけじゃないから、データのバックアップなんて何かのついででいいよ。」となってしまいますが、本当はすごい価値のあるものかもしれませんので、日ごろから大切に扱った方がよいでしょう。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
ファイルにセキュリティはかかっていますか？
「教職員が児童の個人情報の入ったノートパソコンの盗難にあった」、「大手会社の顧客情報の入ったUSBメモリが紛失した」と、個人情報に関するデータの紛失のニュースがたびたび報道されています。
もともと、こういった団体や企業などでは、個人情報の方持ち出しは禁止されているとこが多いのですが、「ノートパソコンは自分のもので、仕事と兼用して使っていた」「休日に家で仕事をしようとした」といった理由で後を絶ちません。
弁護士事務所も弁護士が一人のところも多く、「この続きは家に持って帰ってするか」なんてことはないでしょうか？
そんな時に、顧客情報や重要書類の入ったノートパソコンやUSBメモリが盗難や紛失してしまうと、弁護士事務所の信用問題だけでなく、顧客への損害賠償の話へと発展しかねません。
ノートパソコンは起動時にパスワードの入力を必要にすることで、ある程度のセキュリティを保つことができますが、完全ではありません。
インターネットでも、ノートパソコンの起動時のパスワードを忘れた時の無効化の方法が公開されていますので、あまりパソコンの知識がなくても解除されてしまいます。
そのため、ファイルに対してアクセス制限をかけると、セキュリティの強度が上がります。
ワードやエクセルなどのオフィスのファイルであれば、保存時に「保存オプション」でパスワードの設定ができます。
しかし、ファイルを開くごとにパスワードの入力が必要になるので、面倒だと感じるかもしれません。
主にUSBメモリでデータのやり取りをするのであれば、パスワードロック機能搭載USBメモリを使用するのが手軽です。
USBメモリに登録されたパソコンだとパスワードの入力不要で開くことができ、未登録のパソコンであればパスワードの入力が必要となる機能がついているものもあります。
弁護士事務所と自宅のパソコンを登録しておけば、パスワード不要でデータの読み込みができますし、紛失時にもセキュリティがかかっているためあわてなくて済みます。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
弁護士事務所から事務員が消える？
法律事務所向けシステムThemis開発担当の田原です、いつもお世話になっております。
テレビドラマを見ると、下町のあまり儲けの出ていない貧乏弁護士の主人公が、ベテラン事務員の女性に尻に敷かれつつ仕事をしたり、ヒロイン役の女性が押しかけて事務員をしたりするシーンをみますが、実際には弁護士事務所ではこういった事務員は減少傾向にあります。
２０年以上前は携帯電話があまり普及していなかったため、「電話番」としてパートで事務員を雇うこともありましたが、今では弁護士の携帯電話に転送したり、弁護士の携帯番号ホームページに記載している弁護士事務所もあるため、電話番だけを目的として事務員を雇うことは少なくなりました。
また、結婚をしている弁護士ならば、自分の妻や成人した娘を弁護士事務所の事務員としているところもあり、わざわざ雇う必要がないと言う事もあります。
ですが、依頼しようか考えて電話してきた時に、「事務員もいないような小さな弁護士事務所みたいだから不安だ」と思われないように、電話代行サービスを利用している弁護士事務所もあります。
弁護士の仕事は裁判所やクライアントとの面談など外出することが多いので、「弁護士の○○は外出していますので、折り返しお電話いたします」と言っても不自然ではないため、同業の弁護士が電話をしてきた際にも気づかれなかったという笑い話もあるくらいです。
二人以上の弁護士がいて事務員がいない弁護士事務所で、弁護士支援ソフトを導入しているところもあります。
事務員がいないためお互いのスケジュールや引き受けた案件の内容が分かりづらくなるのですが、弁護士支援ソフトを二人で共有して入力することにより、片方の弁護士がいなくてもスケジュールなどがわかるため、事務員代わりとして活用している事例もあります。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
書類の保管期間はいつまで？
法律事務所向けシステムThemis開発の田原です。
弁護士事務所では、裁判所に提出する書類や経理関係の書類など、毎日のように書類を作成されています。
とはいえ、弁護士事務所のスペースには限りがあるので、必要がなくなった書類に関しては、シュレッダーなどで廃棄処分をしていかないといけません。
ですが、書類によっては法律により保管期間が決まっている法定保存文書があるため、決められた保管期間は廃棄することができません。
法定保存文書の保管期間は短いもので２年、長いものは１０年、中には永久保存しなければいけないものもあるため、保管書類は膨大な量になります。
以前は紙での保存が多かったのですが、パソコンでの電子データでの書類の作成が増えたため、ＤＶＤなどの記憶媒体での保存も認められている書類もあります。
弁護士事務所では訴訟関係を取り扱っているので、永久保存の書類も少なくないため、個人の弁護士事務所でも１年ほどで段ボール数箱分の書類の量になる事があります。
しかも、「今回の依頼主の○○さんは、以前にも依頼を受けたんだけど、どんな案件だったかな？」「今回の案件は前にした裁判と似ているんだけど、細かい内容はどうだったっけ？」と、以前の書類が大いに役立つことがあるため、保管や分類・整理が重要になります。
そのため書類の保管は、書類棚の整理整頓に加え、パソコンでのデータの管理が有効になります。
弁護士支援ソフトで一元管理をしている場合には、簡単に以前の案件や顧客情報を検索できるため、数年にわたるデータであってもすぐに見つけることができます。
もし、そういったソフトを使っていない場合には、エクセルなどで顧客情報と案件と紙の書類の保管場所の紐付をしておくことにより、後々に探す時に楽になります。
紙の書類であっても、ＰＤＦ化してデータとして残すと言った方法もあり、タイムスタンプやデジタルスタンプにより、書類に有効性も持たせることも出来るため、書類の整理や保管に悩んだのならば、ソフトウェア会社に相談してみるのも良いでしょう。
法律事務所システムソフトで弁護士の案件管理を効率化｜株式会社システムキューブ
パソコンソフトは固定資産？
Ｗｉｎｄｏｗｓ１０の無償アップデートが２０１６年の７月に迫り、「使っている会計ソフトのバージョンが古いから、Ｗｉｎ１０に対応した新しいソフトに買い換えようか？」、「弁護士事務所のパソコンを買い増しするので、複数台に対応しているウィルス対策ソフトを導入しようか？」と思ったことはないでしょうか？
しかし、パソコンソフトを購入するにあたり、「パソコンソフトって、勘定科目は事務用品費？それとも消耗品？もしかして文書費？」と経理上の取り扱いに迷われる方もいます。
基本的にパソコンのソフトは、１０万円未満ならば消耗品、１０万円以上ならば無形固定資産になります。
一般的に販売されているウィルス対策ソフトなどは、１０万円を超えることはめったにないでしょうが、弁護士支援ソフトやイラストレーター、３Ｄモデリングソフトなどの専門的なソフトは１０万円を超えることもあるため、それらは無形固定資産として計上します。
国税庁のソフトの耐久年の見解としては、「複写して販売するための原本」及び「研究開発用のもの」は３年、「その他」は５年としているため、弁護士事務所で購入した１０万円以上のソフトはほとんど５年で減価償却していくことになります。
「弁護士事務所で購入したソフトが１５万円したんだけど、毎年３万円ずつ減価償却として計上しないといけないとなると、自分と事務員しかいないから忘れそうだし、面倒。」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
実は、青色申告をしている弁護士事務所であれば、「青色申告者の中小企業者等の特例」を利用して、３０万円未満の固定資産であれば購入した年に一括して減価償却することができます。
１年間でトータル３００万円までしかできませんが、「今年は結構利益が出たので、節税のために一括して経費に上げよう。」と言う場合にはとても便利です。