2017年2月1日 – 2:43 PM
ファイルにセキュリティはかかっていますか？
「教職員が児童の個人情報の入ったノートパソコンの盗難にあった」、「大手会社の顧客情報の入ったUSBメモリが紛失した」と、個人情報に関するデータの紛失のニュースがたびたび報道されています。
もともと、こういった団体や企業などでは、個人情報の方持ち出しは禁止されているとこが多いのですが、「ノートパソコンは自分のもので、仕事と兼用して使っていた」「休日に家で仕事をしようとした」といった理由で後を絶ちません。
弁護士事務所も弁護士が一人のところも多く、「この続きは家に持って帰ってするか」なんてことはないでしょうか？
そんな時に、顧客情報や重要書類の入ったノートパソコンやUSBメモリが盗難や紛失してしまうと、弁護士事務所の信用問題だけでなく、顧客への損害賠償の話へと発展しかねません。
ノートパソコンは起動時にパスワードの入力を必要にすることで、ある程度のセキュリティを保つことができますが、完全ではありません。
インターネットでも、ノートパソコンの起動時のパスワードを忘れた時の無効化の方法が公開されていますので、あまりパソコンの知識がなくても解除されてしまいます。
そのため、ファイルに対してアクセス制限をかけると、セキュリティの強度が上がります。
ワードやエクセルなどのオフィスのファイルであれば、保存時に「保存オプション」でパスワードの設定ができます。
しかし、ファイルを開くごとにパスワードの入力が必要になるので、面倒だと感じるかもしれません。
主にUSBメモリでデータのやり取りをするのであれば、パスワードロック機能搭載USBメモリを使用するのが手軽です。
USBメモリに登録されたパソコンだとパスワードの入力不要で開くことができ、未登録のパソコンであればパスワードの入力が必要となる機能がついているものもあります。
弁護士事務所と自宅のパソコンを登録しておけば、パスワード不要でデータの読み込みができますし、紛失時にもセキュリティがかかっているためあわてなくて済みます。