最終更新日: 2016年5月31日 – 1:13 PM
書類の保管期間はいつまで？
法律事務所向けシステムThemis開発の田原です。
弁護士事務所では、裁判所に提出する書類や経理関係の書類など、毎日のように書類を作成されています。
とはいえ、弁護士事務所のスペースには限りがあるので、必要がなくなった書類に関しては、シュレッダーなどで廃棄処分をしていかないといけません。
ですが、書類によっては法律により保管期間が決まっている法定保存文書があるため、決められた保管期間は廃棄することができません。
法定保存文書の保管期間は短いもので２年、長いものは１０年、中には永久保存しなければいけないものもあるため、保管書類は膨大な量になります。
以前は紙での保存が多かったのですが、パソコンでの電子データでの書類の作成が増えたため、ＤＶＤなどの記憶媒体での保存も認められている書類もあります。
弁護士事務所では訴訟関係を取り扱っているので、永久保存の書類も少なくないため、個人の弁護士事務所でも１年ほどで段ボール数箱分の書類の量になる事があります。
しかも、「今回の依頼主の○○さんは、以前にも依頼を受けたんだけど、どんな案件だったかな？」「今回の案件は前にした裁判と似ているんだけど、細かい内容はどうだったっけ？」と、以前の書類が大いに役立つことがあるため、保管や分類・整理が重要になります。
そのため書類の保管は、書類棚の整理整頓に加え、パソコンでのデータの管理が有効になります。
弁護士支援ソフトで一元管理をしている場合には、簡単に以前の案件や顧客情報を検索できるため、数年にわたるデータであってもすぐに見つけることができます。
もし、そういったソフトを使っていない場合には、エクセルなどで顧客情報と案件と紙の書類の保管場所の紐付をしておくことにより、後々に探す時に楽になります。
紙の書類であっても、ＰＤＦ化してデータとして残すと言った方法もあり、タイムスタンプやデジタルスタンプにより、書類に有効性も持たせることも出来るため、書類の整理や保管に悩んだのならば、ソフトウェア会社に相談してみるのも良いでしょう。