最終更新日: 2015年7月7日 – 9:08 PM
意外に大変！弁護士事務所のスケジュール管理
法律事務所システムThemis開発担当の田原と申します。
弁護士事務所に限らず、会社の経営に置いてスケジュール管理は重要と言えます。
弁護士事務所は、裁判所での調停・裁判の出廷など、自分の都合で簡単に変更できないスケジュールがあるため、依頼者との相談や下調べのための出張など、他のスケジュールを効率よく間に入れていく必要があります。
弁護士が一人で経営している弁護士事務所であれば、自分である程度スケジュール管理が出来ているでしょうが、事務員など別の従業員がいた場合、「○○さんの相談が×時から入っています」など自分の知らない間に約束が入っていたり、連絡漏れがあったりして依頼者からクレームが入ったりして大変な時があります。
また、複数の弁護士が在籍している場合、「僕の方は案件でいっぱいだから、離婚問題に詳しい△△先生に任せよう。」と安易に依頼を受けたのは良いが、実は△△先生の方が案件がいっぱいで身動きが取れない状態で依頼が受けられず、結局依頼者に迷惑をかけてしまうと言うケースもあり得ます。
スケジュール管理を一手に引き受けて調整できる事務員がいればよいのですが、弁護士の仕事は日々スケジュールが新たに入ったり急に変更となったりするので、秘書のように横についているかのごとく綿密に弁護士と連絡を取り、火急の要件か時間に余裕がある要件なのか判断できるスキルが事務員になければ、反対にスケジュールの管理は大混乱となってしまいます。
そのため、スケジュール管理をパソコンで共有化している弁護士事務所もあります。
自分のスケジュールはもちろん、別の弁護士のスケジュールも確認できるため、「△△先生なら明日の１５時は空いているので、新規の依頼者の相談に対応してもらおう。」と、依頼者と弁護士へのスケジュール取りの連絡もスムーズにできます。
また、事務員も確認できるので、アポのダブルブッキングを避けたり、外出先の確認もできるため、「いま電話しても公判中だから連絡が取れないから、メールで要件をまとめて送っておこう。」と言った使い方もできます。