最終更新日: 2016年9月29日 – 11:44 AM
２人目の事務員の雇用を考える前に
弁護士が２人以上在籍する弁護士事務所ならば、事務員が一人は居ることが多いです。
電話や来客の対応、書類の作成、スケジュール管理、経理関係など、仕事の範囲が多岐にわたります。
そのため繁盛している弁護士事務所では、事務員から「もう一人事務員を増やして欲しい。」との要望が出たり、弁護士ごとに直属の事務員をつけた方が仕事の効率が良いと言う事があります。
しかし、事務員を一人増やすとなるとそれなりの人件費がかかりますし、事務所のスペース的に新しい机を増やすことができないと言った場合もあるでしょう。
事務員の仕事量が毎日２時間以上の残業が必要なほどのオーバーキャパである場合には、事務員を増やした方が良いでしょうが、仕事のやり方によっては解消できる時もあります。
１つは外部に仕事を委託することです。
決算や納税の時期に会計士・税理士に相談している弁護士事務所もありますが、毎月の経理もそういった会計士や税理士に委託することにより、事務員の経理の仕事は最小限に抑えることができます。
依頼者からの入金や依頼者への返金などは、弁護士業務支援ソフトなどで管理をし、領収書などは１か月分をまとめて会計士に渡すだけとなるため、経理関係の知識がない事務員でも十分こなすことができます。
また、裁判に対する書類作成などは、弁護士業務支援ソフトがあれば簡単かつ短い時間で作成することができます。
中には、「裁判は年に２・３件くらいしかないので、その時だけ「裁判用書類一式作成 日給○万」といった１日だけのバイト募集をする」と言う弁護士もいます。
２つ目は事務機器を充実させることです。
先述していますが、弁護士事務所の業務に特化したソフトを導入することにより、仕事の効率が上がり、ひいては時短につながることがほとんどです。
他にもファックスをインターネットファックスにすることにより、いちいち席を立ってファックスを取りに行ったり、送ったりする必要がなくなります。
さらに、サーバーで事務所内のすべてのＰＣのファイルを共有すれば、事務員が休んだとしても、弁護士のＰＣから必要なファイルを開くことができます。
一時的には多額の出費に見えるかもしれませんが、事務員一人を一年間雇用する経費と比べれば安価であることが多いので、雇用する前にこれらの方法も検討してみた方が良いかもしれません。